En teoría, todos entienden que la preparación puede hacer que una reunión importante sea un éxito o un fracaso. Cuanto más trabajo realices antes de entrar a la sala de juntas, más productivo y eficaz serás.
1- Identifica el propósito: Aclarar el propósito de tu reunión es el primer paso de la planeación y también el más importante; además, impulsará todos los demás elementos de tu preparación.
2- Asegúrate de que necesitas esa junta: No convoques a una nueva reunión sin antes pensar en otras maneras de lograr tu objetivo.
3- Desarrolla una agenda preliminar: Decide cuánto tiempo le dedicarás a cada tema y qué orden, para tratarlos con más lógica.
4- Elige a los participantes adecuados: Piensa en quiénes pueden ayudarte a lograr tu objetivo y quiénes se verán afectados por el resultado de la reunión.
5- Asigna papeles: Darles a los participantes un papel específico que desempeñar, puede aumentar la concentración y la participación.
6- Decide cuándo y dónde: El lugar de la reunión ayuda a establecer el tono.
7- Manda la invitación y la agenda: Asegúrate de que los asistentes conozcan el propósito de la reunión.
8- Envía cualquier informe o lectura previa: Además, subraya las conclusiones clave de las lecturas para quienes no hayan tenido tiempo de leer los textos.
9- Identifica el proceso de toma de decisiones: Elige un método para tomar decisiones con anticipación, para asegurarte de que salgas de la reunión con un resultado claro.
10- Prueba el equipo que vayas a utilizar: Este paso parece evidente, pero a veces es difícil apartar tiempo para los detalles logísticos.
11- Ten una versión final de la agenda: Si la agenda cambió, reparte la versión final a los participantes.
12- Da seguimiento: Si asignaste papeles, verifica que los asistentes entiendan cuáles serán sus funciones.
13- Prepárate: Hacer el trabajo de preparación aumentará tu seguridad y te permitirá estar listo para tener una reunión exitosa.
Actualidad Laboral / Con información de Dinero en Imagen
