Tanto el multitasking (querer hacer varias cosas a la vez y no acabar ninguna) como la procrastinación (dejar para el último momento una tarea a la que sabes que tendrás que enfrentarte antes o después), son parte de las cosas que hacen a los trabajadores poco productivos. Pero también están el sentirse culpable por haber dejado de contestar un correo que habría tomado solo diez minutos o cuando se tiene algo muy importante que hacer pero lo posponemos por otras tareas menos urgentes. Estos pequeños actos que perjudican nuestros objetivos principales se consideran autosabotajes, una tendencia a seguir haciendo las cosas igual que siempre aunque sepamos que no es lo más eficiente.
El problema de estos patrones es que se retroalimentan constantemente: siempre tienes mucho que hacer (o sientes que es así) y no tienes tiempo de pararte a reflexionar y encontrar formas más eficientes de desarrollar tus labores. "Se suele pensar que necesitas una cantidad inmensa de energía mental para planificar, tomar decisiones y llevar a cabo un sistema organizado. Pero a la larga, es mucho más productivo", explica la psicóloga clínica Alice Boyes. Uno de los mecanismos mentales responsables de que se mantenga esta forma de enfrentarse al trabajo es lo que los psicólogos llaman visión de túnel. Es un término ambiguo que también se aplica a situaciones como los ataques de ansiedad, donde el paciente percibe cómo su ángulo de visión se va haciendo cada vez más pequeño.
Pero también tiene que ver con la atención y con la capacidad para percibir los estímulos de nuestro entorno. "Es relativamente frecuente que, cuando nos encontramos en un estado marcado de estrés psicofisiológico, prestemos atención de forma exclusiva a aquello que se relaciona con la tarea, amenaza o preocupación principal que nos ocupa", cuenta el psicólogo clínico Álex Figueroba. Este es uno de los fenómenos responsables de que los trabajadores sigan incansablemente hacia delante sin pararse a valorar las prioridades. Cuando estamos ocupados y estresados, elegimos trabajar, por defecto, en aquello que tiene la fecha límite más cercana, aunque no sea lo más importante. El estrés hace que nuestro foco de atención se reduzca a la tarea en la que estamos enfrascados. "Al final sucede que nos descubrimos a nosotros mismos pasando horas trabajando en tareas que no eran tan imprescindibles", explica Alice Boyes.
Esta situación se agrava cuando continúas haciendo lo mismo de siempre sin pensar con flexibilidad. Así, pasas por alto las soluciones fáciles para hacer las cosas porque prefieres seguir haciéndolas como te han funcionado hasta ahora, aunque implique más recursos. Por ejemplo, imagina que pudieras tener ayuda para mantener tu casa limpia, pero tienes la sensación de que no tienes tiempo para encontrar a alguien de confianza y explicarle tu forma de funcionar. Así, lo postergas, semana tras semana, haciendo el trabajo tú mismo, aunque reasignar el tiempo invertido en una sola sesión de limpieza sería suficiente para contratar a alguien.
Qué hacer para no seguir siempre igual
Una de las soluciones a esta situación tiene que ver con la necesidad de desconectar para tener buenas ideas y poder volver a concentrarte. "Las pausas en las que permites que tu mente divague son la principal solución al problema de la visión de túnel", asegura Alice Boyes. "Incluso los descansos breves pueden permitirte salir de un pensamiento demasiado estrecho". Hace falta dar un paso atrás y elegir hacer el trabajo más importante aunque no sea el más urgente. Y centrarte en hacer las tareas que tienes en tu lista antes de empezar con las necesidades de otros compañeros.
Además, las soluciones para problemas recurrentes a menudo son simples si se miran con perspectiva. Es necesario invertir tiempo en crear sistemas que resuelvan situaciones problemáticas comunes, como tener siempre un cargador del móvil en el trabajo, establecer un día a la semana para hacer la compra (en lugar de ir tres veces para comprar lo que necesitas en ese momento) o crear una lista de ropa habitual para poner en la maleta si viajas mucho por trabajo. Estos tres ejemplos del día a día son fáciles de entender, solo falta trasladarlos al entorno de trabajo. Invirtiendo tiempo en diseñar este tipo de sistemas ahorrarás mucho más en el futuro.
Trucos para aprender a priorizar
La regla de los dos minutos. Es muy simple: si la próxima tarea puedes hacerla en dos minutos o menos —quien dice dos, dice tres, cinco o diez—, hazla ya, aunque no sea urgente o prioritaria. Quítatela de encima. Esta regla aparece en el libro Getting things done del gurú David Allen y forma parte de uno de los métodos de gestión de actividades más populares. Te ayuda a tachar tareas de tu lista y a empezar por hacer las cosas sencillas y coger ritmo. Recuerda: si hacer la tarea te lleva menos tiempo que planificarla, hazla; si no, aplázala.
Terminado es mejor que perfecto. Insistir en mejorar algo puede llevarte a estancarte. Es más recomendable que dejes varias tareas al 80% que centrarte en terminar una al 100%. La también psicóloga laboral Elisa Sánchez advierte de no sucumbir a la Ley de Parkinson, que dice que "todo el trabajo se dilata indefinidamente hasta completar todo el tiempo disponible para su completa realización". Es decir, no ocupes una tarde entera en hacer una tarea que podrías hacer en dos horas si solo tuvieras dos horas.
Actualidad Laboral / Con información de El País
