Sientes que no tienes tiempo para nada, que al día le faltan horas y tus jornadas se pasan volando. Tranquilo, no eres el único.

Muchos de nosotros nos sentimos de esa forma, pero no todos. Y es que la gente organizada tiene una serie de rutinas que hacen que su día sea más productivo.

Tal y como explica Daniel J. Levitin en su libro The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload, los VIPs son personas calmadas que no se estresan y, si surgen imprevistos, hacen las cosas en el momento adecuado.

Quizás estés pensando lo mismo que nosotros: las grandes fortunas, ejecutivos y personas de renombre tienen a su cargo asistentes que les permiten ser organizados por ellos. Sin embargo, tú también puedes serlo y no necesitas tener a 10 personas a tu cargo.

¿Quién será tu asistente? Tú ¿Entonces quién será el VIP? También tú. Con suficiente planificación, puedes llegar a tener la agenda tan perfecta como el mismísimo presidente de los EEUU.

Por eso, hoy te mostramos una serie de consejos para ser más organizado. ¿Quieres saber cómo?

Tu cerebro debe estar vacío

El presidente de los EEUU no necesita recordar continuamente qué es lo que tiene que hacer a lo largo del día. De hecho, deja ese tipo de tareas a sus empleados o asistentes y sólo tiene que concentrarse en lo que tiene delante de él.

Para empezar, lo primero que tienes que hacer es eliminar todos esos post-it del ordenador, borrar esa lista de cosas que hacer que tienes en casa y tirar ese bloc de notas con tareas pendientes en la oficina. Según Levitin, tener tantas listas sólo produce ansiedad.

A continuación, realiza una única lista que se divida en cuatro categorías: Hacer, Delegar, Aplazar, Desechar.

Una vez que tengas tus tareas divididas en estos cuatro puntos, sólo tendrás que centrarte en la primera de ellos: “Hacer”. ¿Por qué funciona? Poner por escrito estas cosas hará que no se produzcan bucles infinitos de cosas que empiezas pero no terminas.

La siguiente reunión va a empezar

El presidente de EEUU no necesita reloj, ya que sus asistentes le ayudan a saber cuándo comenzará la siguiente reunión.

Puede que tú no tengas secretarios o asistentes para solventar este problema, pero puedes usar las alarmas de tu móvil en su lugar. De hecho, estamos seguros de que tu smartphone ya te interrumpe a lo largo del día con mensajes o correos que no son de gran importancia, por lo que no te importará que te recuerde qué es lo que tienes que hacer.

Eso sí, te recomendamos que primero organices tu día en función del tiempo que quieres o debes dedicarle a cada cosa. Te aconsejamos que escojas varias tareas que hacer a lo largo de tu jornada para que no monopolices una acción y no te agobies con las otras que dejas atrás.

Esto te obligará a ser más productivo y organizado.

Configura los filtros

Todas las mañanas, el presidente de los EEUU recibe un documento secreto con información de las agencias que dirige. La clave no está en lo que este archivo contiene, sino en lo que no incluye: 50 actualizaciones de estado, 100 tweets, 10 imágenes de gatos y 1.000 correos irrelevantes.

Así, puede enfocarse en lo que realmente es importante y desechar lo que no. Y a ti te pasa lo mismo. Estás tan sobreinformado que, en ocasiones, no eres capaz de visualizar lo relevante.

Por eso, un truco en estos casos es “esconder” lo menos importante. Necesitas focalizar tu atención en las cosas que puedas hacer, y para eso son claves los filtros.

Es cierto que, para algunas personas, eso será inviable, pero la tecnología en estos casos nos ayudará. Por ejemplo, puedes poner los emails de tu jefe en “Prioritarios” y hacer que los de otras personas se visualicen a partir de una hora determinada.

Estar satisfecho

El presidente de EEUU no toma decisiones pequeñas, ya que cuenta con personas que se encargan de tomar ese tipo de cuestiones por él. Lo que queremos decirte con esto es que es importante delegar trabajo en tus empleados, por muy perfeccionista que seas.

Tienes que ser consciente de que el día tiene 24 horas y que no puedes abarcarlo todo. Por eso, para ser organizado, necesitas estar satisfecho con tu trabajo. Y es que es mejor dejar una cosa hecha que 20 cosas a medias.

Hay un cambio

Cuando tu jefe te manda algún cambio de última hora, lo importante es mantener la calma. Necesitas aprender a adaptarte.

Lo mejor para estos casos es contar con un cuaderno o agenda donde puedas ir moviendo las prioridades de tu día a día.

Aunque te pueda suponer un momento de pánico, intenta relajarte y seguir el plan de las listas que hablamos al principio.

Escritorio despejado

¿Alguna vez has visto alguna foto de la mesa del Presidente de EEUU? ¿Has visto que tenga miles de papeles y post-its encima de ella? No.

La mala organización, aunque sea visual, hace que te distraigas. Por eso, cuando estés realizando una tarea, tienes que contar con los elementos necesarios para hacerla. Ni uno más.

En resumen, si quieres ser una persona organizada, sigue los pasos del mismísimo presidente de los Estados Unidos:

• Ten las tareas que tengas que hacer en un único documento.


• Pon alarmas en tu calendario para que no tengas que pensar en la siguiente tarea.


• Usa los filtros del correo para priorizar información.


• Delega y siéntete satisfecho con el trabajo realizado


• No te vengas abajo por un cambio de última hora. Aprende a priorizar algunas tareas.


• Tu despacho o mesa tiene que estar despejado de distracciones.

Actualidad Laboral / Con información de TicBeat