El email sigue siendo la forma de comunicación más utilizada en las empresas y pese a ello, seguimos empleando asuntos erróneos, saludos totalmente incorrectos o malas prácticas con el correo electrónico que generan rechazo, incomodidad o silencio entre nuestros destinatarios. La media por persona y día es recibir y enviar una media de 33 correos electrónicos cada 24 horas.
Aunque el email te abrume o te agobie, constituye una herramienta que puede incrementar con creces tu productividad, ayudarte a establecer mejores relaciones profesionales y acuerdos de negocios y rentabilizar el tiempo que dedicas al trabajo. Repasaremos los errores principales relacionados con el correo electrónico que puedes corregir para administrar mejor tu bandeja de entrada y enviar emails más completos y eficaces.
Estos son los 11 peores errores que puedes cometer con el correo electrónico
Mala gramática y ortografía: Puede que estés muy ocupado y no inviertas el suficiente tiempo en tu correo electrónico. Una de las consecuencias es la poca coherencia gramatical, los fallos sintácticos o los errores de ortografía. Procura escribir bien, revisa la estructura y las palabras al menos una vez si no quieres parecer descuidado y poco profesional.
Destinatario equivocado: Teclear las primeras letras de un destinatario y darle clic al que no querías es otro de los errores más habituales. Como remitente, es tu obligación revisar uno a uno los destinatarios antes de pulsar “Enviar” para no meter la pata, enviar información confidencial a otras personas o perder tiempo en rectificar la confusión.
Abusar del campo de copia oculta (también llamado BCC o CCO): Este campo sirve para enviar un email a múltiples destinatarios sin que los unos vean las direcciones de correo de los otros, pero dentro del propio ámbito laboral de la empresa no es necesario que emplees la copia oculta.
“Responder a todos”: A menos que la información sea relevante para todos los usuarios puestos en copia, no deberías abusar de esta opción. Por ejemplo, los roles que reciben un gran volumen de tráfico pueden experimentar grandes distracciones al recibir 50 gracias como respuesta a un email.
Silencio: La forma más fácil de provocar un sentimiento negativo es no responder. A veces incluso una actualización sobre el progreso de una solicitud de empleo servirá para mostrar algo de cortesía e interés. Especialmente cuando te hayan enviado un email que requiera una respuesta urgente, establece alarmas y recordatorios en herramientas como Google Alerts para responder el email.
Dirigirte a un destinatario hipotético: Emplear expresiones como “a quien corresponda” tendrás menos credibilidad. Si no encuentras el nombre de la persona concreta por ejemplo, para un proceso de selección de empleo, dirígete al departamento o emplea otro tipo de fórmulas.
Sin cambiar la línea de asunto: En muchas ocasiones solamente ponemos el foco en el cuerpo del correo electrónico y no en la línea de asunto de arriba. El resultado es una cadena de correos electrónicos inmensa con un “Hola” como asunto que impiden ordenarlos o buscar información. Si no quieres que tu bandeja de entrada se convierta en una montaña rusa increíblemente diversa y confusa, marca correctamente las líneas de asunto y no pierdas el tiempo al intentar extraer información.
Marcar correos electrónicos innecesariamente urgentes: Debes quitarte el hábito de etiquetar los correos electrónicos como “Urgente”, “Requiere respuesta inmediata” o “Responder lo antes posible”. Te puede pasar como en el cuento de “Pedro y el lobo” y que finalmente, tus destinatarios te ignoren cuando tus mensajes realmente requieran una acción inmediata.
Emails nocturnos: Responder a los correos electrónicos a toda prisa y en un estado de privación de sueño nunca es una buena idea. En primer lugar, el tono y la intención pueden varias cuando estés demasiado cansado, y la hora no es bien recibida. Programa su envío para la mañana siguiente o espera a redactarlo en la oficina.
Extensión excesiva: No divagues ni te enrolles como las persianas, es importante que aprendas a estructurar tus mensajes, abogar por lenguaje claro y conciso, enriquecer el texto y emplear plot points. De lo contrario, tus mensajes resultarán muy farragosos y densos.
Dejarte llevar por las emociones: No es recomendable escribir un correo electrónico cuando te encuentres enojado o molesto, especialmente si eres una persona muy impulsiva. Nuestra recomendación es que lo guardes en borradores y lo leas 24 horas después para retocarlo o reflexionar sobre el tono usado.
Actualidad Laboral / Con información de TicBeat
