A las pocas semanas de comenzar mi primer trabajo fuera de la universidad, me enviaron a un programa de formación interna para trabajar en la gestión del tiempo. Asistí diligentemente a todas las clases y usé el planificador que nos proporcionaron según las instrucciones. Pero a medida que pasaban las semanas, noté que mi productividad no había mejorado. Mientras miraba a mis colegas, me di cuenta de que muchos de ellos también estaban teniendo dificultades con el sistema.

La razón es simple: no existe un enfoque único para la productividad. En cambio, necesitamos enfoques personalizados. Esto significa emplear estrategias de trabajo que se alinean con nuestros propios estilos cognitivos y distribuir el esfuerzo de una manera que se adapte a nuestras fortalezas y preferencias.

Irónicamente, la mayoría de nosotros lo hacemos de manera inconsciente. Después de todo, estos son patrones habituales de percibir, procesar y manejar la información que guían nuestro comportamiento. Sin embargo, debido a que estamos inundados en programas, consejos y herramientas “probados” (respaldados por un grupo de consultores, académicos y profesionales), a menudo vamos en contra de nuestros instintos naturales.

El primer paso para que tu productividad sea personal es identificar tu propio estilo de productividad, para que puedas trabajar en sintonía con tus inclinaciones naturales. Cada uno tiene sus propias fortalezas y herramientas preferidas basadas en esos puntos fuertes.

El maestro de la priorización

Un experto en priorizar es esa persona que siempre se adherirá al pensamiento lógico, analítico, basado en hechos, crítico y realista. Para aumentar su eficiencia, cronometrarán el tiempo que tardan en completar ciertas tareas con el fin de planificar con mayor precisión sus días y semanas. Nunca han alcanzado una meta que no les guste ni aplicado un enfoque tipo láser para garantizar que cumplen sus objetivos.

Están tan concentrados en la ejecución que no gastan mucho tiempo o energía en el proceso. A veces tienen una tendencia a ser controladores e inflexibles, y pueden ser conocidos en la oficina por su dinamismo y competitividad. Odian los chismorreos, perderse información, o compartir demasiada información sobre cualquier cosa personal. Sus correos electrónicos a menudo son solo unas cuantas frases, o si es posible, solo unas cuantas palabras.

Contribuciones al equipo:

• Análisis de datos


• Análisis crítico y resolución lógica de problemas


• Orientación hacia los objetivos, coherencia y determinación

Herramientas de productividad:

• 42Goals: Rastrea tus objetivos diarios y mantiene un registro de tus actividades diarias.


• Daytum: Ayuda a recopilar, categorizar y comunicar todos y cada uno de tus datos.


• Moosti: Un temporizador basado en la técnica Pomodoro.


• Witty Parrott: Te permite crear fragmentos de contenido una vez y, a continuación, volver a utilizarlos o compartirlos sin problemas.


• Wunderlist: Te recuerda tus tareas pendientes. Herramientas clásicas de baja tecnología, como blocs de notas y pegatinas.

El planificador

El planificador es el miembro del equipo que se nutre de un pensamiento organizado, secuencial, planificado y detallado. Aunque a primera vista pueden aparecerse a los expertos en priorización, el planificador se sumerge en los detalles de un proyecto, mientras que el primero se centra solo en los detalles que le ayudan a completar el proyecto de forma rápida y precisa. El planificador nunca ha conocido un calendario o herramienta de planificación de proyectos que no le haya gustado.

No son conocidos por su espontaneidad, y de hecho han perdido oportunidades debido a su incapacidad para desviarse de los planes. Escriben algo en su lista de tareas pendientes que ya ha sido completado, solo para poder tacharlo más tarde.

No pueden vivir sin gráficos y listas, y son conocidos por sus seguimientos regulares. Quieren que vayas al grano; ya leerán la letra pequeña más tarde. Odian asistir a una reunión sin una agenda. Sus correos electrónicos son detallados, incluyendo a menudo guiones y pasos claramente indicados sobre la acción posterior.

Contribuciones al equipo:

• Orientación a la acción y sentido práctico


• Encontrar defectos en planes o procesos que pasan desapercibidos


• Organización y mantenimiento de datos, y planes de proyectos

Herramientas de productividad:

• Toodledo: Permite crear listas personalizadas, crear esquemas estructurados y ver tareas en un calendario.


• HabitForge: Una herramienta de formación de hábitos diseñada en torno a la presentación de informes periódicos, que incluye comprobaciones diarias y notas sobre el progreso de los trabajos.


• Agendas: Crea programas interactivos y las difunde a los usuarios de iPad.


• Objectiveli: Gestiona y realiza un seguimiento de los objetivos en tiempo real. Herramientas de baja tecnología como pegatinas, carpetas de archivos, archivadores, organizadores de cajones, portaplumas y otros suministros para organizar la oficina.

El organizador

Un organizador prefiere el pensamiento expresivo, emocional y basado en el apoyo. Son los mejores jugadores de equipo y sobresalen en la asociación con colegas para alcanzar los objetivos.

Son buenos comunicadores por naturaleza y hábilmente facilitan las reuniones de proyectos. Odian cuando la gente carece de ese toque personal o confía demasiado en datos o hechos. Los organizadores son habladores; les encantan las historias, el contacto visual, expresar preocupación por los demás y hacer preguntas acerca de cómo un proyecto o tarea ayuda a los demás.

Son conocidos por su necesidad de limitar su propensión a comunicar, permitiéndose solo unos minutos de charla durante las horas de trabajo, y tienen que evitar añadir una persona más a la línea cc: en sus mensajes de correo electrónico.

Contribuciones al equipo:

• Anticipar cómo se sentirán los demás y entender sus emociones subyacentes


• Facilitar la interacción del equipo


• Persuadir y vender ideas

Herramientas de productividad:

• focus@will: Un servicio de música basado en la neurociencia que te ayuda a concentrarte y retener información mientras trabajas, estudias, escribes o lees.


• stickK: Una herramienta de formación de hábitos que se centra en los incentivos, la responsabilidad y la comunidad (y si no tienes éxito, stickK se lo hace saber a tus amigos).


• workshifting: un sitio de recursos que comparte ideas para ayudarte a cambiar cuándo, dónde y cómo trabajas.


• Redbooth: Una solución completa de colaboración y comunicación que te permite aprovechar tu infraestructura de flujo de trabajo existente como Outlook, MSProject, Box, Gmail, DropBox, Evernote y otros.


• Material de oficina agradables cinestésica y visualmente, cosas como cuadernos páginas sin rayas, y plumas en una variedad de colores de tinta.

El visualizador

Un visualizador prefiere un pensamiento holístico, intuitivo, integrador y sintetizador. Les va mejor bajo presión y se aburren fácilmente si no hacen malabares con múltiples y diversos proyectos. Un visualizador se centra en el panorama general y los conceptos amplios haciendo conexiones. A veces, tienen una tendencia a pasar por alto los detalles y tienden a valorar las posibilidades sobre el proceso.

Su excesiva espontaneidad e impulsividad pueden conducir a ideas revolucionarias, pero a veces también pueden desbaratar los planes del proyecto.

Un visualizador probablemente no haya visto la superficie de su escritorio en años, ya que si algo está fuera de su vista, también queda fuera de su mente. Y, sus correos electrónicos tienden a ser largos, llenos de conceptos e ideas.

Contribuciones al equipo:

• Innovación; sirviendo de catalizador para el cambio


• Solución creativa de problemas


• Capacidad para visualizar el futuro, reconocer nuevas oportunidades e integrar ideas y conceptos

Herramientas de productividad:

• Lifetick: Una herramienta para planificación visual a largo plazo, donde puedes crear y agregar cosas a tu lista de deseos y objetivos.


• IThoughts HD: Una herramienta de mapeo mental digital.


• AdBlock Plus: Herramienta que bloquea anuncios automáticamente y acelera el tiempo de descarga de las páginas.


• ZenPen: Una herramienta que crea una zona de escritura minimalista donde puedes bloquear todas las distracciones.


• Herramientas visualmente vibrantes y de baja tecnología: Notas Post-It multicolores, carpetas de colores, cuadernos con páginas sin líneas, bolígrafos en una variedad de tinta de colores, pizarras blancas grandes cestas, carpetas y bolsas y portapapeles para mantener los papeles visibles pero organizados.

Estos perfiles pretenden guiarte hacia las herramientas que te funcionarán mejor, así que no te preocupes si te encuentras abarcando dos o más estilos. Prueba las herramientas de cada uno y combínalas – lo importante es lo que al final te parezca más cómodo.

Tu productividad debe ser personal. Y en el momento en que descubras un estilo que encaje con tu personalidad e instintos, comenzarás a funcionar de manera más eficiente. A partir de ahí, comenzarás a trabajar de manera simple y a vivir tu vida al máximo.

Actualidad Laboral / Con información de InsiderPro