Una nueva ley para defender el "derecho a desconectar" de los trabajadores en Francia entró en vigor el pasado 1 de enero de este año. La ley obliga a las empresas con más de 50 trabajadores a definir un horario durante el cual la plantilla no debería enviar ni contestar correos electrónicos. En una entrevista con la BBC, el legislador francés Benoit Hamon describió la ley como una respuesta a la preocupación de los trabajadores que "abandonan la oficina, pero no el trabajo. Siguen estando atados por una especie de correa electrónica, como un perro".


Todos sabemos de forma intuitiva que estamos más conectados que nunca al trabajo. Cuando Bain & Company examinó las comunicaciones electrónicas y otras formas de colaboración en dos docenas de grandes empresas internacionales, averiguaron que el tiempo dedicado al correo electrónico, la mensajería instantánea, el crowdsourcing y otras formas de comunicación digital es considerable y, por desgracia, cada vez mayor. Durante la investigación, utilizamos Microsoft Workplace Analytics (anteriormente VoloMetrix) y otras herramientas de minería de datos para procesar los datos obtenidos de Microsoft Outlook, Gmail y aplicaciones similares para entender con precisión el tiempo dedicado a la comunicación en su vertiente electrónica; es decir, a enviar, leer y contestar correos electrónicos, a la mensajería instantánea y otro tipo de mensajes. Lo que encontramos confirmó lo que muchos de nosotros sospechamos desde hace tiempo:




  • Los ejecutivos de mayor nivel reciben 200 correos electrónicos (o más) al día.

  • Una persona con funciones de supervisión dedica, de media, alrededor de ocho horas por semana –el equivalente a una jornada laboral– a enviar, leer y contestar comunicaciones electrónicas.

  • El nivel de comunicaciones electrónicas ha aumentado cada año desde 2008 (el año que empezamos a examinar estos datos), y gran parte de ellas sucede hoy fuera del horario laboral y durante los fines de semana.

  • De las ocho horas que un mánager dedica a comunicarse electrónicamente cada semana, calculamos que el 25 % de ese tiempo lo dedica a leer correos electrónicos que ni debería haber recibido. Otro 25 %, a contestar correos que nunca debería haber contestado. En otros palabras, un supervisor medio dedica casi la mitad de un día de trabajo cada semana a gestionar comunicaciones innecesarias.


No hay nada que pueda hacer un empleado de manera individual para evitarlo Si ignora demasiados correos electrónico o mensajes, se arriesga a irritar a sus compañeros o, peor, a su jefe. Si enviar cadenas interminables de correos electrónicos es la manera en que trabaja su empresa, tampoco tiene alternativa frente a las costumbres de la "tribu". En definitiva, el exceso de comunicación digital es un problema organizativo y, por lo tanto, necesita soluciones organizativas.


desconectar


Aunque la intención de la nueva ley de Francia es loable, reglas como esta confunden el efecto con la causa, y como resultado probablemente tampoco frenarán el aluvión de comunicaciones electrónicas. Como mucho, una medida como la francesa solo trasladará el tiempo dedicado a las comunicaciones profesionales al horario de trabajo, pero a su vez sacará otras tareas de éste a los fines de semana y las noches.


Los agentes institucionales pueden decirles a las empresas que no deben esperar que sus trabajadores respondan a las comunicaciones electrónicas fuera de su horario de trabajo. Sin embargo, a menos que la necesidad –o la necesidad percibida– de correos electrónicos, mensajes instantáneos y demás no se aborde de alguna manera, ninguna medida institucional tendrá demasiado efecto sobre el tiempo total dedicado a la comunicación electrónicas por parte de empleados y supervisores. Es más, puede que los franceses descubran rápidamente que sus trabajadores más productivos son los infractores sistemáticos de la nueva ley: se mantienen conectados fuera del trabajo para reducir la necesidad de privar de tiempo a familia y amigos en otros momentos en los que necesitarán completar otras tareas del trabajo.


La única manera de reducir el tiempo dedicado a las comunicaciones electrónicas es impulsar a los encargados y trabajadores a gestionar la carga de trabajo que ellos mismos generan a través del correo electrónico y otras formas de comunicación. Gracias a nuestro trabajo con clientes, hemos llegado a la conclusión de que la mejor forma de lograr esto es proporcionar información en tiempo real a las personas con puestos de liderazgo sobre la carga de trabajo, definida como las horas dedicadas a leer y responder los correos electrónicos que ellos y ellas generan.


El equipo de liderazgo de Seagate, por ejemplo, descubrió que facilitar información semanal sobre la carga total que generaba cada mánager, y en comparación con otras personas de su escalafón, redujo las comunicaciones electrónicas innecesarias. La rivalidad interna entre ejecutivos ayudó a reducir el número de personas en copia en cada correo electrónico; también el número de respuestas enviadas cuando no se necesitaba respuesta alguna. Estas acciones redujeron el tiempo dedicado a las comunicaciones electrónicas sin grandes normas o leyes. La información bastó para modificar el comportamiento.


Otra medida sencilla pero eficaz es eliminar la opción "Responder a todos", figurativa o literalmente. Dado que leer cualquier correo electrónico requiere tiempo -incluidos los innecesarios-, la función de "responder a todos" puede provocar una gran pérdida de tiempo. Durante la investigación citada antes, encontramos que la simplicidad de "responder a todos" cuesta unos 30 minutos a la semana de trabajo innecesario al supervisor medio. Eliminar esta opción acabaría con tiempo improductivo por toda la empresa.


Existen pocas dudas de que las comunicaciones electrónicas innecesarias suponen un gran coste, no sólo para el trabajador individual, sino para la sociedad en general. Aceleran el desgaste profesional y aumentan la pérdida de productividad. Pero los imperativos legales centrados en los síntomas y no en las causas del exceso de correos electrónicos tienen pocas posibilidades de prosperar. Ha llegado el momento de que las personas en puestos de decisión asuman la responsabilidad de la carga de trabajo que generan para la organización y tomen medidas para cambiar la manera en que trabajaban. Sólo entonces podrán los trabajadores quitarse la correa, sólo entonces podrán usar su tiempo para lograr resultados excelentes.


Actualidad Laboral / Con información de Harvard Business Review