Escribir un mail no es ninguna tontería. Es la herramienta más extendida en todo el mundo para la comunicación intraempresarial e interempresarial. Inevitablemente esto es así y, aunque existan muchas aplicaciones destinadas a este cometido, nuestra tendencia, sobre todo a nivel laboral, es la comunicación vía 'mail'. Y gestionarlo no es cualquier cosa.
Con el tiempo, también se ha ido convirtiendo en un quebradero de cabeza. Cuando envías un mail, esperas una respuesta. El tiempo de respuesta, pocas veces es el esperado. Eso es algo que se puede combatir siguiendo una regla que acabaría con muchos malentendidos: solicitar una respuesta en un tiempo estimado. Pero, no es de este drama del que queremos hablar aquí. No se trata tanto de esa incómoda espera a la respuesta, sino de que seas el remitente perfecto que todos leen. Y para esto, también hay un método infalible y definitivo que te resumimos en una frase bastante obvia pero que no debes olvidar, y que no está mal recordar de vez en cuando: Estás escribiendo a una persona.
Negocio a negocio. Persona a persona
Para entender esto, es importante que pienses en tus propios mecanismos de respuesta como destinatario de correos. Y aquí es cuando uno se tiene que poner sincero. Tienes una notificación en la ventana del mail. Abres la ventana y te encuentras un correo nuevo. Tu reacción solo puede atender a dos catalogaciones: un mail bueno y uno que se podría traducir con un “¡Bah!”.
Laura Belgray hace esta separación en su artículo para 'Money', en el que además nos da el método para que tus mails siempre sean leídos, en el momento de ser recibidos. Pero, es importante entender estas dos tendencias de redacción de correos para detectar los errores y los aciertos de una redacción perfecta.
Belgray explica que si un mensaje es “¡Bah!”, esto significa que es “un mensaje frío, formal, distante y demasiado profesional. Es el tipo de correo electrónico que omites; o abres, ojeas y luego ‘marcas como no leído’ para que puedas gestionarlo más tarde”. Por el contrario, si el mensaje que recibes es “bueno”, probablemente este mail sea personal. Entonces, “tú lo abres de inmediato. Y, muy probablemente, también te preocupas por responder rápidamente”.
Así es como evalúas tus correos electrónicos. Mejor dicho, así evaluamos nuestros correos electrónicos. Así que siguiendo este sistema de evaluación, el método no parece tan disparatado. Hay que abandonar lo cortés y comenzar a escribir un EFAB.
EFAB: Email From A Bestie
Para ser más concretos, Belgray se refiere a un correo electrónico que se siente agradable y cálido, como si fuera de un amigo a un amigo. “Un EFAB crea una conexión personal, y los estudios demuestran que compramos a personas y empresas que conocemos, nos gustan y en las que confiamos”, asegura. Eso sí, cada empresa tiene un tono de comunicación diferente. Si trabajas en una que mantiene un tono rígido, no te recomendamos que sigas estos consejos. Las tácticas que nos brinda Belgray son estas:
1- Un asunto informal, que tu interlocutor quiera abrir
Cambia los asuntos desafiantes por asuntos más casuales. Deben enganchar. Si se habla de papeleo, igual hay que añadir un sesgo de ánimo con algo de sentido de humor. Por ejemplo: tienen que firmarte unos papeles para poder cobrar un trabajo. El asunto podría ser: “¡Por favor, fírmame esto para que podamos pagarte!”; en lugar del frío y árido: “Por favor, complete el papeleo adjunto”.
Si te estás acercando a alguien que no te conoce, especialmente a alguien que podría recibir cientos de correos electrónicos al día de gente extraña, y que no necesariamente leerá el tuyo simplemente porque es tuyo; “hazlo tan curioso que no puedan ignorarlo o resistirse a abrirlo”, aconseja Belgray.
Y, finalmente, la línea de asunto más abierta será algo personal y específico sobre tu destinatario: “un logro que admiras, algo que compraste de él/ella, incluso en algún lugar donde viste a esta persona aunque, quizás, fuiste demasiado tímido para saludarla”, dice Belgray.
2- Un saludo personal
Piensa en cómo dejarías un mensaje de voz para la misma persona. "Hey" puede ser demasiado informal. Comienza con una apertura personal. Según Belgray la mejor manera de comenzar es con algo específico acerca de ellos, como: “¡Te felicito por tu aniversario! Me encantan las fotos que publicaste”, o “Antes de nada, debo decir que ME ENCANTÓ tu presentación la semana pasada. Tomé tantas notas”.
Siguiendo estos ejemplos y dependiendo del acercamiento con la persona, el saludo puede variar de intensidades. Eso lo dejamos en tu mano. Cuanta más intimidad, más personal puede ser.
3- Escribir como en una conversación
Durante mucho tiempo, ser formal se equiparó a ser profesional. “Hoy en día, solo te hace parecer pesado. En el mejor de los casos, suena como un documento legal o un robot creado para imitar los patrones del habla humana”, dice Belgray. En realidad sabes lo que quieres, y esto es que tu correo electrónico suene humano. Como una persona que está hablando. Es decir, utiliza términos de socialización y, si lo tienes que escribir en inglés, no olvides las contracciones.
4- Una calidad despedida
Aquí es donde debes tener más cuidado, ya que ir demasiado de “bestie” puede ser un error. Según Belgray, “Atentamente” suena bastante anticuado. “Estas son algunas sugerencias que tendrás que usar hasta que un héroe mundial encuentre algo mejor: Calurosamente, Tuyo, Hablamos pronto, Muy agradecido y , por supuesto, Gracias”.
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