Cuenta la leyenda que existe un agujero negro y tenebroso en tu agenda. Un lugar oscuro en el que todas aquellas tareas pendientes resbalan y permanecen ahí esperando a ser cumplidas.

Con honestidad: ¿quién ha logrado planear todas las tareas de una forma exacta, que no sobre ni falte tiempo para cumplir cada una de ellas? La mayoría de nosotros, sobrestimamos nuestra productividad y sobrevaloramos nuestras propias habilidades, exagerando nuestra capacidad de cumplir con las tareas en el futuro.

El psicólogo ganador del Premio Nobel, Daniel Kahneman, llama a esto como “la falacia de la planeación”. Teoría que describe lo que nos ocurre a todos: no logramos ser objetivos en definir la tarea en cuestión y, mucho menos, de establecer los tiempos reales para completarla satisfactoriamente.

Mucho más haya de dejar de ser productivos y perder tiempo, este hecho también afecta de forma negativa nuestra autoestima y estado de ánimo. Lo que puede repercutir en otras áreas de nuestra vida. Por eso, es importante hacer algo al respecto.

Después de fracasar muchas veces al intentar rescatar de ese purgatorio sus tareas pendientes, Tania Sanz, Nutricionista, y fundadora del blog Habitualmente.com decidió cambiar la forma en que planeaba sus tareas. Así que diseñó y apliquó el método IDEA que te presentamos a continuación.

Este método está basado en GTD (por las siglas en Inglés Getting Things Done) pero Sanz le hizo modificaciones y lo complementó con otras estrategias que le han dado resultado en su rutina diaria.

La bloguera asegura de que este método te ayudará a completar tus tareas pendientes de una forma más efectiva. Para ponerlo en práctica sólo sigue los pasos que forman el acrónimo IDEA:

Identificar

El primer paso consiste en identificar las tareas importantes o aquellas tareas a las que estaremos dándole prioridad en nuestra agenda. Detectar cada tarea en concreto (incluso numerándolas) es importante, para que nuestra mente no se pierda en el mar de pendientes y listas de cosas por hacer.

Definir

Este punto es clave pues indica la acción que tenemos que realizar. No es válido sólo definir tu tarea con palabras clave como: banco, llamada, compra, etc. Es importante precisarla lo mejor que sea posible, es decir, trata de imaginar la secuencia de pasos a seguir para completar cada tarea.

Lo anterior tiene la ventaja de que no sólo te imaginas marcar como “hecha” esa tarea, si no que además, te visualizas realizando el proceso para lograrlo. Se ha visto que esta imagen mental de pasos a seguir es útil para alcanzar el objetivo propuesto de una forma más eficiente.

Escribir

Nuestra mente es muy olvidadiza y es imposible mantener en el aire, como malabarista, tantas y tantas cosas por hacer. Tener un registro visual sobre lo que estaremos haciendo, es el punto más importante para terminar nuestras tareas con éxito sin que ninguna se nos escape.

Agendar

Si no haces nada, nada pasa ¿cierto? En este punto el objetivo es decidir por adelantado cuándo estarás realizando esa tarea. No se trata sólo de dar una fecha límite, también establecer un horario para cumplirla.

El punto es ser lo más realista posible y dejar siempre un espacio de tiempo antes y después de la tarea en cuestión (ya sabes, para aquellos imprevistos). De esta forma, cuando llegue el momento ya no hay que pensarlo demasiado, la decisión de realizar esa tarea está tomada por adelantado y por escrito, lo cual aumenta tu nivel de compromiso.

A esto se le conoce como implementación de intenciones, y se trata de un concepto psicológico que te predispone a tomar esa decisión. Las personas que escriben su intención por adelantado tienen más del 80% de probabilidad de completar sus pendientes, en comparación con las personas que no lo hacen.

Si tú solo esperas a que llegue el lunes para tomar acción, lo más probable es que sigas estancado hasta la siguiente semana, mes o por los siglos de los siglos. En cambio, decidir por adelantado cuándo estarás completando cada tarea, te quita el esfuerzo de decidir constantemente y evita que resbalen en el reino oscuro tus tareas importantes.

Un gran beneficio del método IDEA es que te ayudará a dejar de procrastinar y verás una gran diferencia en tu productividad diaria. Así que ya lo sabes, a partir de ahora adopta el hábito de invertir unos minutos para planear efectivamente todas tus tareas y esta vez sí completarlas en tiempo y forma.

Actualidad Laboral / Con información de Entrepreneur