La capacidad de organización será la clave principal que te hará conseguir más productividad en menos tiempo. Si además consigues incluir en tu organización espacios de tiempo para imprevistos, lograrás reducir el estrés y esa sensación de ansiedad que te empuja a sentir que “no llegas a todo”.

Hemos elaborado una lista de los 15 consejos más importantes que deberías seguir si tu objetivo es aumentar tu productividad en menos tiempo; lo que significa, además, trabajar menos horas. Cuando tus objetivos diarios/semanales los terminas antes del tiempo previsto puedes hacer dos cosas: atacar nuevas metas o tomarte un descanso. ¡Tú decides (o tu jefe)!

Pensar antes de actuar y fijar metas diarias

Dedica los primeros minutos de tu jornada a pensar cuáles serán tus metas/objetivos del día, cuál será el orden prioritario de tareas a realizar y cuándo harás esas pausas que sirven para oxigenar tu mente o tomar un café. Otro consejo: deja las tareas menos placenteras para las primeras horas del día si, además, coinciden con las más urgentes.

Distinguir entre lo urgente y lo importante

Existen asuntos más importantes o urgentes que otros, por ello lo primero que debes hacer mientras estás organizando tus tareas es clasificarlas según la urgencia y luego según la importancia. Además, deberías especificar el tiempo aproximado para su realización.

Menos es más

Otro gran truco es dividir los quehaceres diarios en tareas pequeñas, de modo que cuando las lees (en esa agenda que estás utilizando para anotar tu planning diario) identificas rápidamente qué tienes que hacer y cómo hacerlo más rápido. Habrás anotado previamente también la cantidad de tiempo que necesitas para completarlas.

Aprovecha tus horas pico

¿A qué hora te sientes más motivado, fresco o creativo? En esas horas, trata de hacer el trabajo de un modo más rápido y fluido; aprovecha toda tu concentración y lucidez para sacar adelante los asuntos más importantes.

Programa la lectura de emails

Cada vez que consultas la bandeja de entrada de tu correo electrónico estás perdiendo tiempo. ¿Por qué no elegir dos o tres momentos del día para hacerlo? Si programas las lecturas de tus emails, evitarás la pérdida de concentración cuando estés realizando otras actividades. Echar un vistazo a un email en mitad de una tarea, distrae.

Elimina todas las distracciones

Cuanto más despejada esté tu oficina de trastos, cables, papeles… más claridad tendrás para pensar. Del mismo modo, evita las distracciones en la red: cierra chats, no consultes tus redes sociales ni visites páginas que no tienen nada que ver con tu trabajo. Cuando termines tu jornada laboral, tendrás tiempo para ello o incluso puedes hacerlo en las pausas que también has planificado. ¡Hay tiempo para todo!

Diferenciar entre el tengo y el quiero

Solemos hacer primero las cosas que más nos apetecen porque nos provoca acción, entusiasmo o emoción por finalizarlo con éxito; sin embargo, conviene realizar primero las actividades que sean “obligatorias” con independencia de si nos apetece más o menos.

La intención y la acción

La intención de hacer algo no es la acción de hacerlo, desgraciadamente. La intención nos recuerda a la famosa frase de Larra “vuelva usted mañana”; dejamos para “mañana” las cosas que no nos apetece hacer hoy. Lo curioso es que mañana tampoco nos apetecerá y es probable que no las hagamos nunca. Por tanto, hay que tratar de convertir esa intención en la acción.

La perfección, en su justa medida

No hace falta que hasta tus presentaciones de Power Point sean perfectas, con que estén bien puede ser suficiente. El tiempo que empleas en milimetrar cada detalle innecesario, lo podrías emplear en terminar esas otras tareas urgentes que tienes anotadas en tu lista.

Delega y aprende a decir NO

Sobre todo si hay empleados que dependen de ti o de tu supervisión, puedes permitirte el lujo de delegar tareas en ellos; es muy probable que incluso te lo agradezcan. De este modo, tú podrás dedicar tiempo a otros asuntos importantes o urgentes.

Además, si estás inmerso en alguno de los dos, deberías aprender a decir no cuando otro compañero te pide ayuda para asuntos más superfluos. Puedes pedir que esperen hasta que acabes o aconsejarles que sea otra persona la que le ayude porque sabes que dispone de más tiempo que tú. No se trata de “echar balones fuera”, sino de no acumularlos todos en tu tejado.

Ante todo, no olvides la agenda

Todos estos consejos serán de gran utilidad si te vales de una agenda donde anotarlo todo: la lista de tareas prioritarias, la de las actividades pequeñas, la diferencia entre lo urgente e importante, tus horas pico, el tiempo dedicado a cada una, tus metas, etc.

Actualidad Laboral / Con información de Savia