En menos de tres meses se cumplirá el segundo año de la llegada de la pandemia; que impulsó el trabajo remoto y la digitalización de diversos sectores. Digitalizar una operación se ha convertido en una gran ventaja para las empresas, sobre todo, tras la llegada de la pandemia, que hizo acelerar muchos procesos internos que las empresas prevían para un mediano plazo.
Durante el 2020, las organizaciones aplicaron el trabajo remoto como alternativa. Sin embargo, tanto como implementar procesos de digitalización es importante acompañarlos con capacitación al capital humano. Un estudio realizado por la firma Forrester, por Adobe, reveló que el 72% de las empresas cree que aplicaciones como la firma electrónica son esenciales para la continuidad de un negocio.
Y es que, ya no se trata de una necesidad para el negocio, sino también para los equipos de trabajo. El estudio mostró que el 66% de los empleados requiere alternativas digitales para su trabajo. “Este es el resultado de lo fácil, cómodo y seguro que son los procesos de documentación digital que hoy por hoy, no depende del papel; ahorra tiempo que se puede invertir mejor, y libera recursos valiosos”, explica Eduardo Jordao, senior channel account manager en Adobe.
“En contraste, mantener procesos lentos y obsoletos, basados en papel, pueden llevar a un profesional a perder el interés por su trabajo, a sentirse frustrado y sin compromiso; lo cual puede afectar a una compañía y sus resultados”, agrega.
Debido a la coyuntura, las empresas más grandes buscan potencializar el desarrollo de nuevas habilidades de sus colaboradores, y fortalecer las ya adquiridas. Impulsando que más individuos estén mejor preparados para el futuro. “Es evidente que hemos cambiado la manera en la que trabajamos. Pero el recurso más importante de las empresas continúan siendo sus colaboradores. Hemos puesto en el centro a las personas, y estamos buscando ser el mejor aliado para potencializar su desarrollo”, menciona Diego Olcese, CEO y fundador de Crehana.
Recomendaciones
A continuación, cuatro recomendaciones clave para impulsar equipos de trabajo motivados y productivos. A través de experiencias optimizadas y personalizadas, que conectan a las personas bajo un mismo propósito:
1- Generar flujos de trabajo dinámicos
Siempre que se va a gestionar un flujo de documentos, existe la posibilidad de que haya fricciones. Ya sea que esté enviando documentos para firmas, formularios de seguimiento o archivando papeles; es muy fácil que las cosas se pierdan, en medio de la confusión. De esta forma, cualquier profesional dentro de la organización, y sin importar donde se encuentre, puede adaptar y automatizar los flujos de trabajo para: obtener firmas electrónicas, recopilar datos de formularios, confirmar la entrega de un documento importante para optimizar la gestión de flujos de trabajo y lograr que la operación avance en el menor tiempo posible.
2- Dedicar menos tiempo a tareas administrativas y más tiempo al equipo
La principal interacción que se debe fomentar en los entornos corporativos es con las personas. Pero con demasiada frecuencia, los líderes de un área o de un equipo se encuentran atrapados en tareas administrativas; que son repetitivas, en lugar de centrarse en las prioridades impulsadas por las personas. Dedicar menos horas al tradicional ‘papeleo’, e invertir más tiempo en la incorporación de aplicaciones modernas y procesos 100% digitales; ayudará a reducir costos asociados al papel, la impresión y el almacenamiento.
“Hay aplicaciones con las que se puede realizar seguimiento a los documentos con mayor facilidad. Lograr que se firmen de forma electrónica desde cualquier lugar, y recopilarlos directamente en un dispositivo móvil. Este proceso, sin duda, impulsa la productividad de las empresas, optimiza los procesos y permite cerrar acuerdos y contratos mucho más rápido”, menciona el ejecutivo de Adobe.
3- Mantener el negocio en movimiento y el trabajo colaborativo
Los procesos disfuncionales y los flujos de trabajo desconectados, pueden generar problemas de comunicación y una colaboración ineficaz. Este mundo cada vez más remoto y móvil, necesita herramientas digitales ágiles que funcionen para todos; desde cualquier lugar y siempre que sean necesarias. “Mantenerse conectado con la gente en la oficina o mientras viaja, invertir en documentos digitales, formularios y firmas electrónicas; permite impulsar la innovación digital y aumentar la productividad, mediante API estables e innovaciones como, por ejemplo, Adobe Scan que cuenta con tecnología de inteligencia artificial”, precisa Jordao.
4- Proteja y asegure la información confidencial
Muchas personas están detrás de cada documento y firma. Proteja esos datos personales, mantenga la información segura y reduzca la responsabilidad y el riesgo con firmas electrónicas. Agregar contraseñas a cada documento, preservar los datos personales y establecer parámetros para restringir la copia, edición o impresión de documentos confidenciales, le permitirá reducir los costosos riesgos legales y comerciales; asegurándose de que sus documentos estén actualizados, sean precisos y cumplan con las normas.
“Contar con aplicaciones de firma electrónica, les permitirá a las compañías dar continuidad a los negocios y abrir nuevas oportunidades de mercado. La demanda de servicios digitales se viene intensificando día tras día, y las organizaciones deben ser capaces de responder ante los nuevos desafíos propios del trabajo remoto”, concluye Jordao.
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