Incluso antes de que la pandemia desencadenara la revolución del teletrabajo, la plataforma de mensajería instantánea Slack, obsesionaba a los trabajadores de oficina; hasta el punto de que alguien se volvió viral, por disfrazarse de notificación de Slack en Halloween. Slack es una herramienta muy útil para unas 100.000 organizaciones. Y ayuda al 77% de las empresas de Fortune 100, a mantenerse en contacto en la era del trabajo híbrido, según asegura la compañía.

Pero sus notificaciones emergentes, acompañadas de su característico sonido, pueden distraerte del trabajo. En una entrevista con Business Insider, el cofundador y director de tecnología de Slack, Cal Henderson; ha reconocido que la cantidad de información que ofrece la aplicación, puede abrumar a la gente.



Su comunicación laboral por escrito está tan integrada en Slack; que el cofundador asegura no haber enviado un correo electrónico a un compañero, en más de una década. El truco es dejar de usar Slack como si fuese el correo electrónico, afirma Henderson; donde "tienes una bandeja de entrada en la que todo lo que hay en ella está destinado a ti". Por el contrario, en Slack "tienes acceso a un montón de cosas, pero no necesariamente tienes que leerlas todas".

"Para cualquier organización de tamaño considerable, nunca leerás todas las cosas que están disponibles para ti", añade. "Seguramente, pone más carga en el lector que en el emisor, para decidir qué información quieres leer".

Para aprender a gestionar de forma eficiente Slack, y no agobiarte en el intento; Henderson comparte 3 maneras en las que él aprendió a estar al tanto de los mensajes y a alejar el ruido. "Para poder ver la información, pero no estar abrumado por ella".

1- Ordenar los canales por los que son más importantes y activar las notificaciones solo de algunos



Henderson tiene miles de grupos, o "canales", en su tablero de Slack. Para evitar la sobrecarga, los coloca por niveles de importancia en su barra lateral.  "A grandes rasgos, pongo los canales en categorías de cosas que realmente necesito leer, a medida que suceden", explica Henderson. "Por ejemplo, un proyecto particular en el que estoy o mi canal personal".

Recibe las notificaciones en su teléfono, de los canales que son relevantes para su trabajo en ese momento. A continuación, clasifica de forma "agresiva" el resto de canales, entre los que leerá regularmente y los que puede leer cuando tenga tiempo, afirma.

Pone los canales más importantes, dependiendo de en qué esté trabajando, en la parte superior de su barra lateral. Cuanto menos relevante es el canal, más abajo lo coloca. "Nunca voy a leer todo", confiesa. El cofundador también ajusta la configuración de las notificaciones de los canales, para poder ignorar los mensajes menos importantes para su trabajo diario; y volver a ellos si lo necesita.

2- Decidir cuándo no se va a responder a los mensajes y programarlos para respetar el horario de trabajo de los demás



Henderson asegura que no tiene paciencia con los jefes que envían correos electrónicos por la noche, como fue el caso de Elon Musk. "¿La expectativa es que todo el mundo esté trabajando todo el rato? Eso suena terrible", afirma. Añade que él establece "límites saludables", y que no responde a los mensajes por la tarde o por la noche, en días laborables o en fines de semana. Ese es el tiempo que le corresponde a la familia o al sueño, a menos que haya una emergencia laboral, explica.

Si trabaja hasta tarde o en el fin de semana, y necesita enviar un mensaje a un compañero, lo programa para enviarlo a una hora normal para evitar molestar; o "establecer una expectativa de que deben responder".

3- Experimentar con videos para sustituir las reuniones



Henderson comenta que empezó a sentir "fatiga de Zoom" unos 2 años después de la pandemia; y añade que su calendario, estaba lleno de "espacios seguidos de Zoom de 30 minutos". El personal de Slack trabaja en diferentes zonas horarias, por lo que no era posible programar una reunión a la que pudieran asistir todos, asegura Henderson. O bien varias personas se quedaban fuera, o él tenía que organizar las reuniones 2 veces; lo que califica de "pérdida de tiempo de todos".

El cofundador utiliza Slack Clips para grabar videos cortos, que sustituyen a las reuniones para compartir información. Si necesita que le informen sobre un cliente antes de una reunión, prefiere que quienes se la transmitan le envíen un video, en lugar de programar una reunión. También se anima al personal a publicar actualizaciones en el canal de Slack, dedicado a un proyecto concreto para reducir las reuniones.

Actualidad Laboral / Con información de Business Insider