Algunos días pueden llegar 127 correos, otras veces 83, y, en una jornada buena, sólo 58. Se pueden ignorar un rato, mientras uno piensa que no será tan duro leerlos después de un café o de salir a correr. Pero la bandeja de entrada está siempre ahí, y, tarde o temprano, hay que abrirlos.

Mucha gente tiene este tipo de vida: aquella en la que la jornada laboral, la productividad y la valía -aunque cueste reconocerlo- dependen de cómo se gestionan los mensajes de correo electrónico.

En cualquier momento se puede llegar al límite: algunos viven esclavizados mandando más de mil mensajes al mes, y así el email domina sus vidas. Liberarse significa cambiar los malos hábitos de siempre.

En lugar de pensar que los mensajes convencionales son la forma más fácil de estar en contacto o de intercambiar documentos importantes, es posible usar las últimas tecnologías que permiten obtener los mismos beneficios, pero de forma menos estresante.

Eso puede llevarnos a enviar la mitad de emails que se mandaban en la peor época, sin renunciar un ápice a nuestra productividad ni sacrificar las relaciones profesionales. Una vez que dejas de lado la obsesión de que tu bandeja de entrada debe estar vacía, empiezas a centrarte en las tareas que son más importantes para tu éxito profesional, como redactar informes, documentarte en profundidad.

De esta manera puedes llegar a perder la mitad del tiempo y la atención que antes dedicabas al email. Lo peor de los correos electrónicos es la idea de que los mensajes se van a leer y responder cuando lleguen. Eso está bien para los que requieren más atención y una respuesta urgente, pero hay muchos en los que aparecemos en copia o que se nos envían "a título informativo" que se pueden ignorar.

Hoy contamos con una nueva generación de herramientas que nos facilitan la vida. En lugar de compartir información a través del email, se puede agrupar en un cuaderno de notas digital a través de Evernote o con un hashtag para compartirla en Twitter con las personas a las que pueda interesarles.

En lugar de suscribirnos a una newsletter, a blogs como Feedly, podemos conseguir actualizaciones. Y en vez de mandar emails a un montón de gente y esperar que alguien responda pronto, la herramienta de mensajes en grupo Slack nos proporciona una respuesta rápida de las personas que están disponibles.

Cuando utilizamos estos instrumentos, podemos actuar en tiempo real e intercambiar mensajes con mucha más rapidez. Además, si usas Twitter y Slack siempre que te viene bien, acabas siendo de ayuda para los demás, porque en los mensajes de grupo sólo se responde cuando hay algo que aportar.

Este tipo de herramientas son más rápidas y eficaces que el correo electrónico. Cuando se trabaja sólo con el email se reciben constantes notificaciones. Incluso cuando silencias el tono que avisa de un nuevo mensaje, se tiene la necesidad de comprobar cuántos correos nuevos hay. Al ignorar el email durante uno o dos días para cumplir con tus plazos hace que se acumulen tantos que hay que dedicar horas a ponerse al día.

Ahora, en lugar de tratar los mensajes que llegan como algo absolutamente central, es posible priorizar los objetivos profesionales, usando las herramientas de colaboración para contactar con la gente e intercambiar la información que se estima oportuna.

Tres pasos para tener menos 'emails'

Liberarse de los correos electrónicos no es algo que se consiga de la noche a la mañana, aunque el proceso de reducir el tiempo que pasamos con ellos puede hacerse en tres pasos:

Intención. Hay que decidir cuánto tiempo queremos emplear en el correo electrónico. Fijar un límite es lo más difícil, pero también lo más importante. Podemos decidir que estamos preparados para pasar dos horas al día revisando 'emails'. Y cuando estamos trabajando en algo que requiere especial atención, no lo miramos hasta que acabamos el trabajo.

Contención. Se establecen reglas y filtros que reduzcan la bandeja de entrada a un volumen manejable. Estos filtros escanean la bandeja de entrada mediante palabras clave para archivar la mayoría de los mensajes en carpetas que son "bandejas de entradas alternativas", y que se revisan una vez al día, a la semana o cuando queramos. Con el tiempo, los mensajes que entran son los que necesitas o quieres ver.

Educación. Enseñamos a nuestros compañeros, familia y amigos a usar canales más eficientes. Esto consiste en mostrar a las personas de nuestro alrededor a trabajar con filtros. Alexandra Samuel, colaboradora de Harvard Business Review y WSJ, explica que, "cuando dirigía mi propio negocio, mis empleados añadían la palabra 'hoy' en el asunto si era un tema urgente, lo que hacía que se filtraran en una carpeta diferente. Mi madre creía que estaba enviando sus mensajes de una a otra carpeta, así que empezó a comunicarse conmigo por SMS. Y la mayoría de mis amigos ahora lo hacen por Facebook o por SMS, donde hablamos de forma más informal y nos separamos del ambiente de trabajo asociado al clásico 'email'".

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