Lograr atender todas las responsabilidades profesionales y personales, en el tiempo establecido, de manera eficiente y sin estrés es una aspiración que comparten los trabajadores independientemente del cargo que desempeñen.

Sin embargo, no todos logran hacerlo. Para algunos, cada vez es más cuesta arriba  cumplir con todas sus tareas y obligaciones en el periodo previsto.

La organización  y la disciplina son fundamentales para lograr un manejo adecuado del tiempo.

Otto Hoffman Malpica, coach organizacional dice que lejos de buscar técnicas, estrategias y herramientas para administrar  mejor el tiempo, la persona debe empezar por revisarse e identificar sus objetivos, prioridades y aspiraciones.   “Mientras no tomemos conciencia de la situación en que estamos, y  cómo está impactando en nuestra vida el uso del tiempo… difícilmente podemos tomar acciones para mejorarlo”, dice.

Hoffman dice que la persona debe organizar su día y programar el cumplimiento de sus tareas estableciendo prioridades. Destaca que la disciplina es fundamental para atender los compromisos de manera eficiente. “Nada ganamos con comprarnos una agenda, si luego no tenemos la disciplina de manejar bien la agenda. Nada ganamos con comprar un celular que tenga algún mecanismo para avisarnos que tenemos una entrevista si no colocamos adecuadamente la información y no tenemos esa disciplina para manejar esa información”, destaca.

El coach organizacional dice que las personas deben evitar abrumarse adquiriendo compromisos que luego no podrán cumplir. Por esto recomienda aprender a decir que “no” cuando sea necesario, y aprender a delegar.

Una de las dificultades que enfrentan algunas personas para administrar eficientemente el tiempo, es considerar que todas las tareas son  prioritarias y por tanto todas deben ser atendidas sin falta. Ante esto Otto Hoffman, sugiere tener claro que existen tareas urgentes y tareas importantes y en función de eso deben abordarse.  “Las cosas urgentes son las que tienen que ser resueltas inmediatamente, no pueden esperar y las que cosas importantes son aquellas cosas que están relacionadas con los objetivos, con las metas, con los planes del departamento, de la oficina, o de la organización”, explica.

A pesar de contar con una planificación se corre el riesgo de que algunos imprevistos, como el tráfico y el clima la alteren e impidan cumplirla.

Hoffman dice que en estos casos es importante contar con estrategias preestablecidas. Recomienda invertir este tiempo que no puede destinarse a lo originalmente previsto, en otros aspectos que ameritan de nuestra atención. Por ejemplo, sugiere aprovechar los momentos en los  que se está atrapado en el tráfico para pensar en proyectos pendientes y en las soluciones que se les podría dar a algunos problemas. Dice que escuchar música y relajarse también es una buena forma de aprovechar el tiempo.

Para el coach organizacional lo más importante es que las personas estén conscientes de que: “El tiempo es el recurso más valioso que tenemos, que  pasa y no regresa por nada del mundo, y una vez que pasó usted no lo puede recuperar”, dice.

Actualidad Laboral/JM