Durante la última década, los ecosistemas se han vuelto cada vez más vitales para el crecimiento y la competitividad de una empresa. Y, para muchas empresas, los proveedores representan una parte importante y grande del ecosistema. Al mismo tiempo, los proveedores están siendo sometidos a un mayor escrutinio a medida que entran en vigencia una serie de nuevos requisitos reglamentarios. Por lo que, muchas veces, es complicado administrar de manera efectiva la base de proveedores. Eso hace que los proyectos sean vulnerables a los riesgos potenciales relacionados con los proveedores, sin mencionar la disminución de los beneficios derivados.
Las organizaciones deben complementar sus sólidas capacidades de contratación, con una forma formal de administrar su base de proveedores de manera continua. El costo es prohibitivo y no estratégico, para que una empresa administre a todos los proveedores por igual. Es necesario aplicar prácticas líderes en la industria para evaluar el impacto en el negocio y el riesgo del proveedor, a través de la segmentación de categorías y proveedores.
1- Un área clave de enfoque es el cumplimiento del contrato. Una empresa debe poder monitorear qué tan bien cada proveedor cumple con los términos de su contrato, es decir, saber si está cobrando los precios acordados, si ha presentado su plan de continuidad de negocio, o si ha proporcionado toda la documentación necesaria sobre las certificaciones requeridas. La frecuencia del monitoreo puede variar según el tipo de proveedor o los requisitos de la compañía, pero debe hacerse con regularidad.
2- La gestión del riesgo es otro aspecto crítico. Existe una amplia gama de requisitos de riesgos relacionados con el proveedor que una empresa debe tener en cuenta. ¿Es la salud financiera del proveedor una preocupación? ¿El proveedor carece de seguridad de la información adecuada y efectiva, o participa en prácticas comerciales cuestionables que podrían reflejar mal a sus clientes? ¿El proveedor está operando en un país con altos riesgos geopolíticos? ¿El proveedor o subproveedor está utilizando trabajo infantil? Cada riesgo debe evaluarse en la medida en que sea coherente con el tipo de proveedor e incluirse en un plan formal de mitigación de riesgos para el seguimiento y la resolución de problemas.
3- El rendimiento general del proveedor. Finalmente, una empresa debe tener un cuadro de mandos formal que muestre cómo se desempeña cada proveedor en las dimensiones clave de su segmento y, presentar los resultados a través de un panel de administración fácil de usar. Apuntalando todo lo anterior están los datos. La conciliación de facturas, pagos y órdenes de compra con los términos del contrato, la evaluación de la salud financiera de un proveedor y la medición de la calidad de los bienes o servicios entregados requieren una gran cantidad de datos para ser recopilados, sintetizados y analizados. Y las fuentes de esos datos pueden ser internas o externas, y muy variadas.
Por ejemplo, los usuarios comerciales o las personas en el muelle de carga probablemente serán quienes sepan si el envío de un proveedor siempre es corto o si algunas partes son defectuosas, y parte de esa información no regresa de manera natural al proceso de compras. Los asuntos legales pendientes o los problemas de reputación que ganen atención en las redes sociales, podrían indicar riesgos potenciales con un proveedor. Y una evaluación de salud financiera, depende de datos altamente detallados que se encuentran en los estados financieros de un proveedor.
¿Por qué tan importante?
El hecho es que los proveedores desempeñan un papel cada vez más importante en los ecosistemas de muchas empresas, por lo que su gestión efectiva se vuelve igualmente crítica. Eso es, especialmente cierto, para los proveedores estratégicos, en los que las empresas se apoyan cada vez más en busca de nuevas ideas y cuyo rendimiento, tiene un impacto importante en el de sus clientes.
Una capacidad formal de gestión de la relación con el proveedor, que sería diferente de una compañía a otra, puede ayudar a proteger a una compañía del riesgo relacionado con el proveedor que podría dañar su marca y finanzas, así como también de la erosión de los beneficios obtenidos de fuentes difíciles. Pero podría decirse que aún más importante, puede desempeñar un papel clave para ayudar a una empresa a mejorar su base de proveedores para impulsar una mayor innovación y crecimiento.
Actualidad Laboral / Con información de Forbes México - Carlos Millán
