Las reuniones de trabajo son una pérdida de tiempo para muchos. Para ser exactos, un 47% de los trabajadores piensan así, según un reporte de Atlassian (empresa de software con sede en Australia). Estas actividades, sin embargo, son necesarias para ponernos de acuerdo, organizarnos, analizar resultados y presentar propuestas. Pero, ¿son en realidad todas las juntas pertinentes? En ocasiones, los empleados llegan a sentir frustración, ya que en ellas no se alcanzan conclusiones, ni se llegan a acuerdos; lo que hace pensar que el tiempo invertido, pudo ser mejor aprovechado de otra manera. Para no caer en el desanimo, hay que tener en claro los “cómos” y “porqués”. Aquí los 5 básicos que debes tener en cuenta, al organizar una:
1- Objetivos claros
¿Para qué es la junta exactamente? Antes de proponer o realizar alguna reunión con tus trabajadores, hazte esta pregunta. ¿Qué quieres alcanzar una vez que termine? ¿Cuál es el punto al que quieres llegar? Es importante ser conciso, y tan breve y directo como puedas. Enfócate en el objetivo trazado y trabaja solo sobre él, cualquier tema adicional que surja, podría analizarse luego.
2- Evita desviaciones
Muchas reuniones de trabajo se tornan tediosas o innecesarias, cuando la conversación no tiene una guía clara. Dos aspectos pueden derivar en esto: no tener una lista de temas a tratar e involucrar a demasiadas personas, o a empleados a los que no necesariamente compete la junta. Aprende a enfocarte en los trabajadores, que deben escuchar o discutir ciertos temas, y haz una lista clara de dichas temáticas.
3- Tiempo adecuado
¿Cuánto tiempo debe durar una junta? Depende de varias cosas, pero lo correcto es que asignes un límite. A veces estas se extienden de más y es entonces cuando comenzamos a ver nuestro reloj y a preguntarnos: “¿qué estamos haciendo aquí?” Una técnica adecuada es asignarle a alguien la tarea de contar el tiempo, alguien que organice los temas, los limite y vaya guiando toda la conversación a su tiempo justo.
4- ¿Puede ser un e-mail?
El chiste en internet suele decir: “juntas que pudieron ser un mail”. Pero aunque suene a burla, esto puede ser verdad. Si el tema a tratar no es urgente, o puede resumirse en un correo o un mensaje mucho más sencillo, tómalo en cuenta. Recuerda que hoy en día, contamos con muchas herramientas tecnológicas que nos pueden ayudar a que el mensaje llegue de manera efectiva y rápida.
5- Revisa conclusiones
Al final, analiza si todo lo que buscabas se logró. Repasa los objetivos tratados en la reunión y a qué conclusiones se llegaron, para al fin determinar si fue tan productiva como se pretendía o si quedó algo fuera. Esta táctica te ayudará a corregir métodos y a hacer, cada vez mejores estas actividades.
Actualidad Laboral / Con información de Merca2.0
