Generalmente cuando hay un tema a tratar en el trabajo, la solución es hacer una reunión, y aunque en la actualidad aún muchas sigan siendo telemáticas, Berto Pena, experto en productividad y autor del libro Gestiona mejor tu vida, sostiene que en muchas ocasiones las reuniones pueden ser contraproducentes.
Esto se debe a que no se saben ejecutar de manera adecuada. Por lo general, el mayor error suele ser convocarlas a la ligera, es decir, sin saber si realmente son necesarias o si el tema en cuestión puede resolverse de otra forma.
"Como me enseñó uno de mis jefes, las reuniones cuestan; convocarlas es gratis, pero tenerlas podría resultar carísimo", apunta Berto Pena.
No te agobies si te están entrando dudas respecto a cuándo y cómo convocar reuniones fructíferas, pues este experto en productividad te da 5 claves que siempre deberías tener en cuenta para mejorarlas.
La primera consiste en buscar alternativas a esa reunión que consideras inevitable. Baraja la posibilidad de que el tema pueda solucionarse o tratarse por correo o por teléfono. O quién sabe, quizás sí que es necesario hacerla de forma presencial, pero con menos gente.
Otro punto a destacar es centrarse en la agenda y en los objetivos, es decir, tener muy claro los puntos más importantes del día y qué es lo que se pretende conseguir con esta reunión.
En tercer lugar, incide en la relevancia de la preparación antes de acudir a la reunión. Todos los asistentes tienen que tener muy claro los temas a tratar, por lo que deberían hacer el ejercicio de anotar ideas relacionadas, las dudas e incluso mirar los emails en caso de que se haya enviado algún tipo de información por esa vía.
De esta forma se evitan las indeseadas improvisaciones que tienden a alargar las reuniones de forma interminable y que empañan los objetivos reales.
"Las reuniones se han convertido en lugares de opinión, en vez de lugares o centros de decisión", explica el experto en productividad.
Respecto a este último punto, es de vital importancia controlar el tiempo, calcular las intervenciones y tener en cuenta a qué hora empezó la reunión para así poder cumplir el horario impuesto y no hacer perder el tiempo al resto del equipo.
Finalmente, para concretar qué acciones se van a llevar a cabo, tienes que poder responder a 3 preguntas clave: qué es lo que hay que hacer, quién lo va a hacer y cuándo.
Actualidad Laboral / Con información de Business Insider
