¿Cuántas veces has tenido que cancelar o mover una junta de día porque una parte importante del equipo no puede acompañarte? Muchas de estas reuniones podrían haber sido llamadas, o aquellas que requirieron traslado, habrían sido posibles vía videoconferencia. Saber manejar la cantidad y el tiempo de tus juntas, puede hacer que mejore la productividad de tu empresa.
Google ha compartido con nosotros soluciones en G Suite que ayudan a las personas a combatir las reuniones poco efectivas, y aprovechar al máximo su tiempo. Si aplicas estos cinco tips que esta empresa tecnológica emplea internamente, podrás potenciar de mejor manera las reuniones y productividad de tus colaboradores:
1- Aprovecha la opción de videoconferencia
Programa tus reuniones y añade la opción de videoconferencia, “Calendar” ofrece esta característica. La plataforma brindará a los invitados un link -enlace- y un número al que se podrán conectar remotamente, desde cualquier dispositivo. Esta también puede ser una excelente herramienta para los periodistas y sus entrevistas. El reportero podrá enviar una invitación a su entrevistado para unirse a la conferencia. Ya sea que se conecte desde una computadora a la videoconferencia o solo por voz a través de un teléfono, llamando al número que brinda la solución.
2- Delimita el tiempo de la reunión
¿Cuántas veces ha pasado que una reunión de media hora se extiende más de 60 minutos? Es importante que asignes una cantidad de tiempo adecuado para las juntas presenciales o llamadas. El tiempo es oro, y cuando se reserve una reunión se recomienda ser realista con el tiempo que se asigna para ésta. En la misma opción de Google mencionada arriba, Calendar, puedes escoger espacios delimitados de tiempo, que bien podrían ser de 15, 30, 60 minutos o lo que se decida de manera personalizada; además te avisa unos minutos antes de las reuniones para evitar que nunca llegues o te conectes tarde.
3- Se claro con las horas de trabajo
No todos trabajan desde las 9 am a las 6 pm. Personaliza tus horas de trabajo en Calendar y advierte a tus compañeros que no estás disponible en ciertos tiempos, por si intentan reservar reuniones fuera de tu horario laboral. Para hacer esto, es necesario ir al menú de configuración > horario laboral. Ahí podrás seleccionar la hora de ingreso y salida por día. Si los viernes sales a las 2 pm e intentan programarte una junta a las 4 pm, se enviará una notificación automática de que la reunión se pretende llevar en una hora fuera del horario laboral.
4. Garantiza una reunión productiva
Para esto, es conveniente brindar un contexto previo de los puntos que se abordarán en la junta y cómo se dará seguimiento. Para marcar el rumbo de la reunión, a la invitación que se envíe por medio de Calendar se puede añadir una descripción de la reunión, en la que se definan los temas que se tocarán y la agenda. También se puede incluir un documento de Google Docs adjunto, con información relevante o que se emplee como minuta para tener claros los objetivos posteriores de ésta y así dar seguimiento.
5. Graba las juntas
Existen ocasiones en las que algunos miembros de los equipos no pudieron estar presentes. Por ejemplo, en las redacciones es muy frecuente debido a las coberturas que llevan a cabo los reporteros. Ponlos al tanto, sin que te quite mucho tiempo. Para esto, el organizador de las reuniones puede grabar las videoconferencias para que otras personas las visualicen más tarde. Las grabaciones se guardan en la cuenta de Google Drive del organizador de la reunión y en el evento de Calendar.
Actualidad Laboral / Con información de Entrepreneur
