La revolución de la IA es un hecho y todo el mundo se está amoldando a ella. Desde el chatbot conversacional de ChatGPT creado por OpenAI hasta generadores de imágenes como DALL-E, las herramientas de IA han atraído a millones de personas en los últimos meses.

Aunque todavía es pronto para sentenciar que la IA sustituirá a los puestos de trabajo, es indiscutible que las herramientas de inteligencia artificial tienen el potencial de hacer que los trabajadores sean más productivos para realizar tareas específicas como la investigación o la gestión del tiempo.

Un reciente estudio de Microsoft encuestó a 2.700 empleados y 1.800 responsables de la toma de decisiones empresariales de Estados Unidos, Reino Unido y Japón para conocer su opinión sobre las herramientas de productividad digital.

El 85% de ellos afirmaron que querían más herramientas de IA para automatizar sus tareas diarias y poder tener más tiempo para el trabajo más importante.

Business Insider ha llevado a cabo una investigación con expertos para elaborar una lista de las 7 aplicaciones de IA que cualquiera puede utilizar para eliminar las pequeñas tareas y ser más productivos en el trabajo.

Brain.fm

Si alguien se distrae en una oficina bulliciosa o una casa ruidosa y le impide concentrarse en el trabajo, la música es un buen recurso para aislarse del ruido.

Pero no toda la música es óptima para conseguir concentrarse. Ahí es donde una herramienta como Brain.fm puede ser útil.

Esta aplicación a modo de radio usa IA para generar música diseñada específicamente "para ayudar a los usuarios a concentrarse, relajarse y dormir", según la propia empresa.

La música generada, que está respaldada por un equipo de científicos y compositores, según apunta la empresa, contiene distintas variaciones de ruido ambiental diseñadas para los diferentes estados de ánimo, ya sea para una concentración profunda o para relajarse.

Mark Ellis, un youtuber de tecnología, afirmó en una reseña sobre la aplicación de Brain.fm le había hecho "mucho más productivo de lo que he sido en toda mi vida". Brain.fm "puede ahorrarte muchísimo tiempo".

Los usuarios pueden hacer una prueba gratuita de 3 días. Después, el precio es de 6,99 dólares al mes o 49,99 dólares al año.

Grammarly

La mayoría de los trabajos requieren algún tipo de redacción. ¿Y qué hay más embarazoso que los errores gramaticales en documentos y correos electrónicos importantes?

Grammarly ayuda a detectar errores en los textos. Cuenta ya con 30 millones de usuarios y 50.000 equipos en todo el mundo. La herramienta de IA hace sugerencias sobre la elección de palabras y la estructura de las frases, comprueba si hay plagio, genera citas y revisa ensayos, según asegura la empresa.

"Grammarly es útil para cualquiera que escriba", explica a Business Insider Deb Lee, consultora de productividad a empresarios y propietarios de pequeñas empresas. "Es muy buena para detectar automáticamente errores y plagio".

Se puede descargar una versión básica de Grammarly de forma gratuita. Los planes premium están disponibles para funciones más avanzadas como la elección de palabras y sugerencias de tono.

Misiva

Francesco D'Alessio, el crítico de aplicaciones de productividad detrás del canal de YouTube Keep Productive, ha comentado las ventajas de esta herramienta con Business Insider.

Missive es una plataforma de gestión de correo electrónico y chat que recientemente ha introducido una función de IA de OpenAI, creador de ChatGPT. La nueva función genera respuestas de correo electrónico basadas en lo que el usuario le pide que haga.

Los usuarios pueden pedirle a Missive que escriba un correo electrónico para, por ejemplo, programar una reunión en un día determinado, y la aplicación devolverá una respuesta en cuestión de segundos. El mensaje puede ajustarse posteriormente pidiéndole que escriba en un estilo o tono determinado.

Los usuarios también pueden elegir entre mensajes preestablecidos como "responder positivamente" o "responder negativamente".

D'Alessio afirmó en una reseña de 2018 que estaba impresionado con la herramienta. Ha estado usando Missive durante más de 2 años y señala en su última publicación sobre la aplicación que la nueva función con IA es "un paso adelante realmente interesante, especialmente para el correo electrónico."

Missive ofrece una versión gratuita con funciones limitadas, y los precios aumentan a medida que los usuarios van aumentando el uso de la aplicación.

Motion

Si planificar la ajetreada jornada laboral resulta estresante o lleva mucho tiempo hacerlo, Motion es la solución.

La herramienta de asistente personal de IA puede construir automáticamente un horario de trabajo priorizando las tareas diarias, las reuniones y los proyectos. También puede generar planes de para las diferentes ideas y ayudar a organizar reuniones.

Lee, el experto en productividad, asegura a Business Insider que Motion "ahorra tiempo, ya que una de las principales cosas con las que la gente lucha es con determinar qué tareas son las más importantes".

De acuerdo con Lee, D'Alessio también recomienda esta aplicación a Business Insider.

Motion ofrece una prueba gratuita de 7 días, y luego cuesta 19 dólares al mes para usuarios individuales y 12 dólares al mes para equipos de trabajo.

Otter.ai

Transcribir entrevistas y redactar notas de reuniones puede ser tedioso e ineficiente. ¿Por qué hacerlo manualmente cuando un robot puede hacerlo por ti?

Otter.ai es una herramienta de transcripción por IA que genera automáticamente texto a partir de una grabación de audio o vídeo.

"Otter.ai es ideal para podcasters y creadores de vídeo que quieran transcribir sus contenidos", explica Lee.

La herramienta también puede actuar como asistente virtual durante reuniones de trabajo en Zoom, Microsoft Teams o Google Meet transcribiendo lo que se dice en tiempo real, eliminando así la necesidad de que se tomen notas a mano.

"Eso significa más tiempo para trabajar en los puntos de acción de las reuniones", asegura Lee. "Supone una gran victoria".

Otter.ai ofrece diferentes planes. Está la versión básica gratuita que puede transcribir hasta 300 minutos de audio al mes, también la versión pro que puede transcribir 1.200 minutos por 8,33 dólares al mes y la versión empresarial que puede transcribir 6.000 minutos mensuales y generar análisis por 20 dólares al mes.

Qatalog

Tanto si se está empezando un negocio desde cero como si se supervisan varios equipos en una gran empresa, mantenerse organizado es clave para el funcionamiento de la compañía.

Qatalog puede ayudar a organizar el lugar de trabajo de un usuario, asegura a Business Insider D'Alessio, crítico de aplicaciones de productividad.

La herramienta utiliza IA para generar un espacio online basado en las necesidades específicas de una empresa. También automatiza procesos de trabajo, como la incorporación de empleados, y genera guías para implantar nuevos procesos, como la creación de contenidos.

Qatalog adopta un "enfoque impresionante" a la hora de crear plantillas para documentos complejos, como propuestas de proyectos y procesos de contratación, y es "ideal para equipos" que buscan ahorrar tiempo "planificando sus espacios de trabajo", afirma D'Alessio.

Los usuarios pueden obtener una prueba gratuita de 14 días. Después, cuesta 9 dólares (8,42 euros) al mes. Además, existe una versión para empresas por un precio negociable.

RescueTime

Una buena gestión del tiempo es una de las cosas más difíciles cuando se busca ser productivo, sobre todo con un trabajo exigente.

RescueTime es una herramienta de seguimiento del tiempo con inteligencia artificial utilizada por más de 2 millones de personas, según asegura la empresa. La aplicación busca ayudar a los usuarios a no desviarse de sus tareas, explica Lee a Business Insider.

RescueTime monitoriza el tiempo que los usuarios pasan conectados y puede clasificar automáticamente las páginas web que visitan en función de lo que la aplicación considera un uso productivo del tiempo. Además, bloquea las aplicaciones y páginas que considera que distraen.

La aplicación también proporciona "entrenamiento inteligente" analizando el comportamiento laboral del usuario y enviándole una notificación si detecta que se está distrayendo demasiado. También puede generar una puntuación de productividad diaria.

Estas funciones "pueden resultar muy motivadoras" para que los usuarios alcancen sus objetivos de productividad y mejoren diariamente, "lo que, por supuesto, hará feliz a tu futuro yo", afirma Lee.

RescueTime ofrece una prueba gratuita de dos semanas. Sus planes cuestan a partir de 6,50 dólares al mes.

Actualidad Laboral / Con información de Business Insider