Las reuniones a menudo tienen mala reputación. Son demasiadas, son muy largas y nos impiden ser lo más productivos posible. “La gente no odia las juntas, odian las juntas que les hacen perder su tiempo”, dijo Ellen Faye, una asesora de productividad y liderazgo.

Pero a veces las reuniones son necesarias y pueden ser herramientas útiles para concretar cosas, hacer lluvia de ideas y abordar problemas en el trabajo. Simplemente tienes que hacerlas bien.

Que la lista de invitados sea exclusiva

Solamente invita a personas para quienes el tema de la reunión sea relevante.

“La gente a menudo no piensa en quién realmente necesita estar en la reunión”, dice Neal Hartman, profesor titular de Comunicación Gerencial en la Sloan Schoolof Management del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT, por sus siglas en inglés). “Se invita a mucha gente y si el tema no es relevante para ellos, sienten que no tienen nada que aportar y están sentados allí pensando en todas las otras cosas que podrían estar haciendo”.

Limitar el tamaño de la reunión también puede estimular una mejor conversación, menciona Paul Axtell, autor de 'Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations'. “La calidad de la conversación depende de la calidad de las relaciones que entren en la sala . Cuando son menos personas tienen más probabilidades de conectarse”.

Tener una agenda clara

Asegúrate de que todos los asistentes tengan un buen sentido del asunto y los objetivos de la junta antes de entrar a la sala.

Cuando envíes la invitación del calendario con la hora y el lugar de la reunión, también ayuda incluir una agenda con los temas de discusión planeados.

“Es particularmente útil poner una línea de tiempo sugerida para cada elemento de la agenda”. refiere Hartman.

Brinda a las personas el tiempo adecuado para revisar y digerir cualquier información o documento complejo antes de la reunión para no evidenciar a alguien en la junta y que ésta siga fluyendo.

“Si esperas que tu reunión sea efectiva y productiva y deseas poder tomar una decisión, necesitas un cierto grado de información y datos”, menciona Faye.

Y si esperas que algunos participantes dirijan parte de la reunión, avísales con anticipación y con un límite de tiempo.

Consigue una amplia participación

Ahora que has invitado solamente a los participantes necesarios a tu junta, asegúrate de recibir comentarios de todos .

“Si has hecho un buen trabajo seleccionando a los participantes... es útil escuchar a todos para obtener una buena variedad de ideas y perspectivas”, indica Hartman.

El líder de la reunión debe asegurarse de que todos se sientan cómodos contribuyendo y controlando cualquier conversación que tienda a dominar las juntas.

Hay diferentes maneras de alentar a todos a hablar. Algunos implementan una regla de que todos deben hablar una vez, pero no más de tres veces. Otros simplemente se asegurarán de dirigirse a todos en la sala en algún momento.

“Las personas calladas tienen buena información y, si las omitimos y no las escuchamos, no estamos tomando la mejor decisión para el equipo y no estamos obteniendo el mejor resultado", explica Faye.

Limita tu propio tiempo al habla

Aunque quienes dirigen las juntas juegan un papel importante en la efectividad de la reunión, también deben tener cuidado con cuánto hablan.

De acuerdo con Bob Sutton, psicólogo organizacional y profesor de Stanford, uno de los mayores problemas que conduce a reuniones innecesariamente largas es que el líder habla demasiado y no hace preguntas ni escucha .

“Hay líderes que hablan para presuntamente mostrar sus conocimientos, cuando hacer preguntas ayuda a que todos se sientan comprometidos y reconocidos”, comenta.

Haz un llamado a la acción

Con demasiada frecuencia, si le preguntas a los participantes de la misma reunión qué se logró o discutió, obtendrás respuestas diferentes.

Para evitar eso, el líder de la reunión debe tomar unos minutos para revisar lo que se decidió, los plazos y los próximos pasos para avanzar.

“Si no sales con compromisos y plazos específicos, en su mayoría no lograste nada”, dice Axtell. “La mayoría de las veces, la pieza faltante es no determinar quién debe hacer qué y luego no hacer un seguimiento”.

Limita la tecnología

La tecnología ha hecho nuestras vidas mucho más fáciles, pero también puede ser una gran distracción en las reuniones .

Los líderes de las reuniones deben establecer expectativas y reglas básicas sobre qué tecnología será tolerada y deben practicar lo que predican. Algunas compañías incluso han prohibido la tecnología en las juntas o hacen que las personas entreguen sus dispositivos al comienzo de la reunión.

Evite las reuniones de solo palabrería

Los gerentes pueden liderar las reuniones mejor dirigidas, pero si no hay una ejecución posterior, eso podría causar fricciones con los empleados.

“Algunos líderes parecen creer que si tienen reuniones y solamente escuchan a las personas y no hacen un seguimiento de las opiniones o consejos , eso hará que los empleados se sientan mejor”, comenta Sutton. Ese no es el caso. “La gente se frustra mucho”, comenta.

Si es diaria, que sea corta y de pie

Si una reunión diaria se considera necesaria, mantenla fluida y breve: no más de 20 minutos.

“Si se trata de una reunión diaria en la que estás revisando acciones... Yo haría una reunión de pie donde todos estén a la altura de los ojos y todos avancen”, menciona Faye.

Controla cuánto tiempo pasas en reuniones

Algunos roles de trabajo requieren múltiples reuniones al día, pero Faye recomienda tener como objetivo tener solo dos horas de reuniones al día con cuatro como máximo.

“Esto te da suficiente tiempo para hacer un seguimiento, reaccionar y hacer otro trabajo”, explica.

Actualidad Laboral / Con información de Economía  y Negocios