Si eres uno de los millones de personas afortunadas a las que recientemente le han concedido la modalidad de teletrabajar de forma permanente, probablemente estés agradecido por la flexibilidad de la que ahora disfrutas.

Esta forma de trabajo permite no estar atado a una oficina, alejarse de grandes ciudades para ahorrar en alquiler y no pasar horas en el tráfico. Se pueden pasar días, a veces semanas, sin usar maquillaje y usando ropa cómoda, hacer más ejercicio y tener mayor control sobre la alimentación.

Pero también se paga el precio de trabajar desde la casa. Las personas extrañan a sus compañeros de trabajo, no hay con quién hacer bromas para escapar de la rutina e incentivar la creatividad. Si no se está atento el trabajo se alarga hasta ocupar todas las horas del día, por no mencionar las noches y los fines de semana.

Ocurre que la noción del trabajo en torno a una oficina, diseñado y mejorado a lo largo de décadas, no funciona tan bien cuando no hay una oficina. Y la razón es simple: a nadie se le ha ocurrido cómo reemplazar ese tejido compuesto por la interacción caótica, molesta y gloriosa que daba forma a los trabajos.

Si millones de personas van a estar trabajando desde casa, los empleadores necesitan repensar el concepto del trabajo desde la base. No es sólo una cuestión de decidir si adoptar un modelo completamente remoto o uno híbrido.

Por eso, los departamentos de recursos humanos de todo el mundo buscan maneras de enumerar todos los aspectos a tener en cuenta a la hora de adaptar el trabajo de oficina a un mundo sin oficinas.

"Están en un punto en el que no paran de compartir ideas", sostiene Tsedal Neeley, profesora de Administración de Empresas en Harvard y autora del libro La revolución del teletrabajo.

Neeley lidia con llamadas diarias de ejecutivos que intentan averiguar cómo conseguir que trabajadores a distancia sigan estando conectados y sean productivos.

"Lo que pasa con el teletrabajo, o con los modelos híbridos, es que las conversaciones junto a la cafetera, que produce conexiones accidentales, no están al alcance de las personas", dice. "Tienes que crear estas condiciones y oportunidades de forma intencionada y cuidadosa para que la gente trabaje bien junta".

Surge entonces la pregunta, ¿cómo serán los lugares de trabajo del futuro si no existe un puesto de mando centralizado?

Analizando un grupo de empresas que parecen destacar sobre el resto en esta materia, se observan destellos de la forma que tomará el teletrabajo a medida que evolucione tras la pandemia.

Si el teletrabajo 1.0 giraba en torno al pijama y Zoom, el 2.0 girará en torno a divertirse más con tus compañeros en el mundo real.

Reuniones de empresa en lugares externos

Perder la interacción generada en las oficinas ha supuesto un gran problema para los negocios. A largo plazo, puede dañar tanto a la innovación como la productividad, sobre todo a medida que los trabajadores se aíslan y pierden el contacto tanto con la misión como con la cultura de la empresa.

Los empleadores están, por tanto, recurriendo a una herramienta que han utilizado durante mucho tiempo para reunir a su plantilla fuera de la oficina: los retiros.

Esta vez, no obstante, buscan maneras de convertir el tedioso retiro empresarial en uno con grandes ventajas.

Christy Johnson, fundadora y CEO de la asesoría Artemis Connection, afirma que algunos de sus clientes barajan lugares de reunión "muy refinados" por la incipiente importancia de reunir a sus teletrabajadores.

Uno de ellos, por ejemplo, está estudiando hacer un retiro en Costa Rica, mientras que otro planea una visita organizada en torno a la innovación que llevará a sus empleados a Oxford y Cambridge. Otras compañías han indicado que querrían programar retiros en ciudades como Madrid y Ámsterdam una vez que la pandemia esté bajo controlado a nivel internacional.

Alloy, una startup de Nueva York que vende software de identidad a bancos, organizó hace poco un retiro de 2 noches en un resort junto a un lago en las montañas Pocono (EEUU). Cerca de 90 trabajadores, algunos llegados en un avión pagado por la empresa, se reunieron para ir de caminata, cazar, montar en kart, probar vinos o incluso tratar de construir barcos.

Algunos trabajadores se veían por primera vez desde el inicio de la pandemia. "Hubo poco contenido informativo", defiende la jefa de operaciones de la compañía, Edwina Johnson. "La idea era principalmente crear experiencias compartidas y pasar un rato juntos".

En adelante, Johnson sostiene que "tratarán de priorizar las reuniones en persona frente a las de Zoom, por el valor de la interacción en persona".

A nivel de negocio, el propósito de estos retiros es triple. Primero, porque mantienen a los trabajadores felices y motivados; segundo, para fomentar las relaciones entre gente que no se ve a menudo; y tercero, para incentivar a los equipos a que generen nuevas ideas.

"Esa fase inicial de creación de ideas —en la que normalmente estás en una habitación con una pizarra en blanco, post-it y gente retroalimentándose de otras ideas—, es algo que las compañías han sufrido mucho para replicar online", matiza Christy Johnson, de Artemis.

Con tantos empleados teletrabajando, los clientes piensan: "Si tuviéramos 2 veces al año en las que podamos generar un brainstorming del mejor nivel con sesiones innovadoras en persona, entonces podemos volver a casa y plasmarlo".

Viajes más frecuentes

Esos retiros una vez al año, aun así, no serán suficientes para sustituir el tipo de conversaciones espontáneas que solían producirse en el día a día de la oficina. Así que las compañías continúan buscando otras maneras de conectar a su plantilla.

Para las firmas más grandes, una manera es remodelar sus oficinas actuales, convirtiéndolos en espacios más adaptados al ethos del teletrabajo.

Dropbox, que fue una de las primeras grandes compañías en anunciar que todos sus empleados teletrabajarían de forma indefinida, ha convertido en estudios sus oficinas en ciudades como San Francisco, Seattle, Austin y Dublín.

Para ello, ha cambiado los escritorios de trabajo individuales por sofás y largas mesas de reunión.

La empresa subirá a sus trabajadores en aviones para llevarlos a uno de estos estudios al menos una vez por trimestre para asegurarse de que interactúan con sus equipos, comienzan nuevos proyectos y participan en la planificación estratégica.

Los estudios servirán también como centro para eventos sociales, con comités regionales organizando quedadas grupales. El objetivo es crear "esos momentos de conexión y pertenencia que sabemos que son increíblemente importantes", detalla Alastair Simpson —que está coliderando la transición de Dropbox hacia un lugar de trabajo donde prima la opción remota—.

Alloy ha adoptado un modelo flexible de trabajo híbrido y también planea pagar para que sus teletrabajadores se reúnan con sus equipos al menos una vez por trimestre, normalmente en su oficina de Nueva York.

Pese a que bastantes trabajadores no pasarán mucho tiempo allí, Alloy no ha escatimado recursos en la nueva oficina a la que va a mudarse.

Su nueva sede contará con múltiples espacios colaborativos que incluyen salas de conferencias, mesas altas con taburetes, sofás y escritorios compartidos para los trabajadores en remoto acudan de vez en cuando.

"Queremos que la gente se sienta bienvenida incluso si prefieren teletrabajar", explica Johnson, el jefe operativo de Alloy. "Casi necesitas invertir extra en la oficina para hacerla atractiva".

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Las empresas que han decidido cerrar sus oficinas por completo están invirtiendo parte de esos ahorros en reunir a los trabajadores con más frecuencia, confiando en una mayor movilidad para fomentar la interacción.

Klay Media, una agencia de marketing de Los Ángeles que cerró sus oficinas durante la pandemia, tiene ahora trabajadores que viven en lugares tan dispares como Carolina del Norte y Nueva York, a unos 900 kilómetros de distancia.

El presidente de la compañía, Mike Pollack, anima a sus trabajadores a viajar con mayor regularidad para verse, incitándoles a quedar una vez cada 2 meses.

A aquellos trabajadores que viven cerca entre ellos, la empresa les paga la cuenta para que queden a comer y a tomar café.

"Vamos a ser mucho más indulgentes con los costes", cuenta Pollack. "Desde el año pasado hasta hoy, definitivamente hemos gastado más dinero en viajes y en ejercicios para unir a los equipos de lo que lo hubiéramos hecho con una oficina".

Apoyando el equilibrio entre trabajo y vida

Incluso con todos los viajes incluidos y los lujosos retiros, los teletrabajadores todavía pasarán más tiempo en su casa que en ninguna otra parte. Así que los empleadores están empezando a tratar a las oficinas caseras como una extensión física de la propia empresa.

¿Echas de menos los aperitivos de la oficina? Alloy ha dado a su plantilla recursos para comprar productos online como frutos secos o papas fritas de bolsa.

¿No tienes suficiente espacio para una oficina casera? Upwork, una plataforma de freelance en línea, ofrece un subsidio de 200 dólares (unos 170 euros) para gastar en espacios de coworking locales.

¿Tienes problemas para mantener organizada tu casa con todo el desorden extra que generas? Algunas empresas están pagando servicios de limpieza mensuales.

¿Estás desesperado por sacar a tus niños de casa durante unas semanas? Otras ofrecen vales a sus trabajadores para que los gasten en campamentos de verano.

El enfoque más impresionante en cuanto a las comodidades de la oficina en casa es el de Dropbox. La empresa es famosa por la oferta de ocio de su sede de San Francisco, que incluía una cafetería, un gimnasio con clases programadas y whisky de primer nivel que se servía cada viernes.

Ahora, sus trabajadores pueden disfrutar de todas estas ventajas desde casa con una concesión por personas de casi 6.000 euros para gastos que incluye entrenaores personales, suscripciones a apps de meditación, educación parental, sistemas de lactancia, matronas, visitas al veterinario, clases de música, ayuda en la preparación del paso de impuestos, sillas de oficina ergonómicas y compras de alimentos.

"Intentamos proporcionar a los trabajadores beneficios que les ayuden a cuidar de sí mismos de la manera más apropiada", relata Simpson, el vicepresidente de diseño de la compañía. "Todo gira en torno a cómo se representan a ellos mismos, a su familia, y a su trabajo".

El mayor desafío para las empresas tal vez gire en torno a cómo encontrar una forma de recrear la barrera física que proporcionaba la oficina entre el trabajo y el resto de la vida.

Con los empleados sentados en casa mirando a la pantalla todo el día, son muchos los que están trabajando más horas que nunca. Un proveedor de servicios VPN ha asegurado que en Estados Unidos, por ejemplo, se ha trabajado 3 horas más al día durante la pandemia.

Ofrecer más días de vacaciones no ha sido suficiente para que los trabajadores desconecten, especialmente durante un momento en que muchas empresas ofrecen vacaciones ilimitadas. Para luchar contra este problema, los departamentos de recursos humanos se las ingenian para generar estrategias que obliguen a sus trabajadores a alejarse de sus sillas de trabajo.

Splash es una plataforma de marketing online que ha instaurado 2 días de "escape mental" al mes que han resultado ser más populares que las vacaciones.

"Ya teníamos vacaciones pagadas ilimitadas desde el principio", revela la jefa de recursos humanos de la empresa, Liz Hall.

"De lo que nos dimos cuenta es de que nuestros trabajadores no cogían vacaciones cuando esa era su denominación. En cambio, bajo la premisa de la salud mental, todo el mundo se ha animado. Nos alegra, porque queremos asegurarnos de que no se queman", apunta.

Algunos negocios han ido incluso un paso más lejos, fijando vacaciones adicionales para toda su plantilla. Con toda la empresa cerrada, los empleados saben que pueden disfrutar de su tiempo de vacaciones sin temor al trabajo acumulado a la vuelta.

Mailchimp, por ejemplo, cerró durante toda una semana de verano coincidiendo con el 4 de julio.

Todos las ventajas ofrecidas por las empresas y las mejoras en las oficinas tienen en común un sentimiento de urgencia.

Las empresas se han dado cuenta de que no es suficiente con ofrecer a sus equipos la libertad y flexibilidad de trabajar desde casa. También tienen que encontrar maneras de que el teletrabajo sea sostenible y se disfrute.

En un mercado laboral en ebullición y con un punto de locura, la presión recae sobre las compañías para que pivoten hacia iniciativas amistosas con el teletrabajo si quieren conservar a sus empleados y reclutar talento nuevo.

Una encuesta, por ejemplo, concluyó que el 42% de los trabajadores renunciarían si su empresa les obligara ahora a volver a la oficina todos los días, algo que ya han manifestado trabajadores de Apple.

Para muchas empresas, esta tesitura hace que repensar el modelo de oficina sea una cuestión de supervivencia.

"Los cambios requerirán alguna experimentación, algo de aprendizaje y algo de repetición hasta conseguir que salgan bien", concluye Neeley, la profesora de Harvard. "Pero, si no haces este trabajo, no vas a conseguir al mejor talento para tu organización".

Actualidad Laboral / Con información de Business Insider