Uno de los enemigos de la productividad son las reuniones de trabajo largas en las que se da rodeos a la misma idea. Si bien es cierto que las reuniones son necesarias para organizar el trabajo y que éstas se han multiplicado desde el inicio de la pandemia, hay encuentros de este tipo que afectan a la productividad del personal.
Un informe sostiene que el 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y el 47% afirma que no son realmente productivas. Así lo ve también la experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy, Cecilia Mansila.
Según Mansila, “tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes”.
Pero para que la reunión sea productiva y eficiente lo primero que debe hacerse es definir el objetivo de la misma. Para ello, los responsables deberán responder a preguntas referentes al motivo de la reunión y a lo que se espera del encuentro, ya que si no se tiene claro es posible que se pierda el tiempo, en vez de invertirlo.
Aparte de eso, conviene escoger a los participantes adecuados en la reunión. Para ello la experta muestra cómo hay veces en los que los responsables de la convocatoria requieren la presencia de ciertos trabajadores diez minutos antes de la reunión. Para evitar errores de ese tipo, hay que planificar quién va a hacer falta que esté presente en la reunión y que sirva para definir el objetivo correspondiente.
De acuerdo con Mansilla, “la mayoría de las personas se sienten agobiadas por la cantidad de reuniones que deben atender y eso es debido a que son invitados, en muchas ocasiones, a encuentros en los que no debían participar”.
Otro consejo es preparar una agenda de la reunión en la que se planifiquen todos los temas a tratar y que se ordenen por prioridades. Es conveniente compartirla con los asistentes. Todo eso sin olvidar cumplir el tiempo establecido en la agenda de la reunión y establecer posteriormente un plan de seguimiento de los acuerdos adoptados.
Actualidad Laboral / Con información de RRHHDigital
