Uno de los principales hábitos del fundador de Amazon, Jeff Bezos, es restringir la cantidad de reuniones que tiene al día ya que considera poco productiva la dinámica de muchas empresas de encadenar encuentros entre personal de la empresa.

Bezos lo hace basándose en la 'Regla de las dos pizzas', un axioma que indica que cuanta más gente participe en una reunión, menos productivo será el encuentro; o lo que es lo mismo, dos pizzas bastarán para alimentar a todos los participantes de la misma.

Lo cierto es que las reuniones mal planificadas (y ejecutadas) no sólo carecen de sentido, sino que a menudo reducen la productividad. "Todos hemos estado en esas situaciones, la atención de los asistentes se disipa y acaban marchándose de la reunión pensando que fue una pérdida de tiempo", explica José María Vilar-Sancho Raga, portavoz y sales manager de Polycom Iberia.

Para alcanzar los objetivos requeridos en una reunión, hay que tener una serie de pautas a la hora de preparar el encuentro que permitirán no sólo lograr el asunto a tratar, sino también se concede una oportunidad para que los líderes compartan información y puedan darse cuenta del nivel de comprensión y aceptación del resto del equipo.

Vilar-Sancho Raga explica que existen tres fórmulas principales que ayudan a que las reuniones sean rápidas y eficaces:

Establecer una agenda

La agenda sirve como hoja de ruta para que todos los involucrados, incluyendo los directivos, tengan claro cómo se va a desarrollar la reunión. "Se pueden crear turnos de palabra de 5 minutos cada uno para que se presenten o informe de los temas previamente establecidos Se sabe quién va a hablar, en qué orden, por cuánto tiempo y sobre qué asunto. Después también puede haber un tiempo establecido para debatir o comentar cada tema", indica el directivo de Polycom Iberia.

Limitar el tiempo

Dar un tiempo muy ajustado a cada una de las presentaciones obliga a las personas que las tienen que preparar a decidir sobre su contenido, meditarlo, centrarse en lo importante y descartar lo superfluo. Asimismo, obligará a que tengan que practicar incluso cronometrándose para no exceder el límite de tiempo.

Ceñirse a la agenda y a los plazos

Vilar-Sancho Raga explica que para que el resto de participantes respeten la agenda y las limitaciones de tiempo, es crucial mantenerse firme, independientemente de lo importante que alguien piense que puede ser su información. Para ejecutarlo, se pueden dar avisos cuando falta poco para que el tiempo se agote, por ejemplo, con un sonido o una señal sutil cuando la persona que está hablando ha consumido la mitad de su tiempo, cuando le faltan dos minutos para acabar, etc. "Llegado el momento final, la presentación debe cortarse sin más", puntualiza el directivo.

El experto defiende que seguir estos consejos puede acortar la duración de las reuniones hasta la mitad, pero hay que poner los medios para que se pueda cumplir la agenda establecida. El acceso a la tecnología y su facilidad de uso nunca debe suponer un impedimento, aunque a veces sí lo es.

En suma, las reuniones deben ser encuentros productivos que reúnan a los equipos para abordar cuestiones, mantener a la gente en la misma línea y fomentar nuevas colaboraciones, pero esto solo se cumple cuando la empresa está bien preparada y cuenta con las herramientas adecuadas.

Actualidad Laboral / Con información de El Economista