En el día a día puede hacerse cada vez más difícil albergar todo el volumen de trabajo que se desea. Pero hay muchas estrategias que se pueden utilizar. Funcionarán mejor o peor dependiendo de cada persona y cada situación. Elizabeth Grace Saunders, como entrenadora de gestión del tiempo que trabaja con personas que necesitan hacer más en menos, ha revelado cinco estrategias que pueden ahorrarte horas cada semana. Y lo ha contado en un artículo para 'Harvard Business Review'.
Dejar claras y detalladas las expectativas
Esta estrategia es de las más importantes. En el momento en el que te sumerjas en una tarea importante, tienes que hablar con las partes. No te quedes con una información difusa. Aclara los términos y el producto final que se desea. Al aclarar lo que realmente se necesita y a qué nivel, puedes ahorrar mucho tiempo para decidir qué hacer y llevar a cabo las tareas.
No todas las situaciones requieren un análisis exhaustivo. La importancia del asunto, en ocasiones, viste al resultado de una elaboración complicada, cuando lo realmente necesario es mucho más sencillo de elaborar.
Recicla sin miedo
“Tu capacidad para reducir el tiempo al reutilizar y reciclar el trabajo dependerá de tus responsabilidades particulares. Pero donde puedas: copia, pega y edita. Eso podría suceder con correos electrónicos, presentaciones, capacitaciones, propuestas y casi cualquier tipo de actividad en la que se comunique algo muy similar”, aconseja Saunders.
No debe asustarte utilizar trabajo anterior. No te infravalores, es un trabajo bien hecho que se puede rescatar. “Los grandes oradores tienden a dar el mismo discurso una y otra vez porque la práctica hace la perfección”, dice Saunders.
Plantillas y listas de verificación como solución estructural
Para acelerar tu proceso de rutina, crea una plantilla o lista de verificación o encuentra las que puedas usar. Son fáciles de encontrar. Mucho más si tú ya eres de los que las usan.
“Puedes encontrar listas de verificación muy valiosas para la planificación semanal, reuniones individuales u otras actividades repetidas. Tanto las plantillas como las listas de verificación te permiten hacer un gran trabajo en menos tiempo porque no necesitas usar ese tiempo para recordar qué hacer o decidir en el siguiente paso”, asegura Saunders.
Avances hablados
No es necesario siempre compartir los logros de la gestión en forma de documento escrito. Es una mala forma, muchas de las veces, de perder el tiempo.
Quizás haya que aprovechar una reunión para poner al día a las partes de forma hablada. Comunicación oral espontánea e inmediata, en lugar de redactar una presentación formal.
Planificar los tiempos
Una estrategia para hacer más trabajo en menos tiempo es “decidir de antemano cuánto tiempo dedicarás a una tarea particular o parte de una tarea, y luego intentar cumplirla. No garantiza que termines el trabajo en el tiempo asignado. Sin embargo, definitivamente, puede ayudar con el enfoque”, asegura Saunders.
Estas son las estrategias que ofrece Saunder. Ahora solo tienes que elegir la que más te convenga, o varias, o incluso todas, según tus hábitos de trabajo y el sector en el que desarrolles tu vida laboral.
Actualidad Laboral / Con información de La Información
