Cuando se habla de productividad en una empresa, las juntas podrían ser uno de los peores enemigos y no se está exento cuando se trabaja en línea, pues conectarse a una reunión implica tiempo, en dado caso de que los colaboradores tengan que adaptar su lugar para llevarlas a cabo, por ejemplo.
Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy, plataforma de formación online, señala que es importante optimizar este recurso que en ocasiones sí es necesario aplicarlo.
“Tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás. Impacta en todas las áreas de la vida organizacional y es por eso que debemos optimizar su uso y aprender a gestionarlas. Si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar las temáticas importantes”.
A continuación te damos algunas sugerencias para que tus reuniones de trabajo sean todo un éxito.
El objetivo
El primer paso es fijar un objetivo, no se trata sólo de reunirse porque sí, se requiere tener un por qué de la junta, pues de no ser así, es cuando las juntas se convierten en una pesadilla para tu equipo, pues en lugar de invertir el tiempo, este se perderá.
Participante adecuados
No se trata de convocar a toda la empresa si no es necesario. Si necesitas comunicar algo que impactará a todos los trabajadores, entonces podrías convocar a las cabezas de equipo para que ellos se encarguen de difundir la información en su área.
Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia sólo era requerida unos cuantos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a los decision makers, es decir, quiénes son aquellos perfiles que realmente necesitamos para lograr el objetivo definido.
Definir la agenda
Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración, será clave para garantizar el éxito. Una vez que se tenga el orden del día, es importante compartirla con los participantes de la misma, para que estén al tanto de lo que se hablará y de ser necesario, se preparen para la reunión.
Gestionar el tiempo
Se sugiere que el líder de la reunión sea preciso en cada uno de los puntos de la agenda y no se extienda más de lo necesario, para que no se convierta en una sesión que interrumpa sobre manera el trabajo de los demás.
Seguimiento a lo acordado
Se podría elaborar una minuta de la junta para que a partir de ella se le de continuidad a los acuerdos y de ser necesario, tener una reunión posterior.
Actualidad Laboral / Con información de Mundo Ejecutivo
