Aprender a planificar (sobre todo si usted es nuevo en esto de gestionar y organizar el tiempo) puede ser una experiencia frustrante. Y en el caso de algunas personas concretas, sus cerebros podrían tener la culpa.

La coach o formadora de gestión del tiempo, Elizabeth Grace Saunders, asegura que ha visto personas increíblemente inteligentes sufrir a la hora de planificar. Por ejemplo, las personas más creativas con un pensamiento visual pueden encontrar al principio muy difícil traducir sus ideas y conceptos en acciones prácticas que puedan encajarse en un calendario. Necesitan que alguien les guíe paso por paso en este proceso. Otras personas, brillantes para identificar y llevar a cabo su primera prioridad, vacilan en cambio cuando se trata de supervisar el avance de otras tareas en paralelo, incluida gestionar a los demás.

En un artículo en la revista Harvard Business Review Saunders profundiza sobre como el cerebro de cada persona influye en su distribución del tiempo. La autora indica que luego de leer el libro de la doctora Katherine Benziger Thriving in Mind: The Natural Key to Sustainable Neurofitness, entendió que  la base científica de lo que había observado en sus clientes: los cerebros de algunas personas están configurados de forma natural para mantener el orden, mientras que los de otras personas no.

Todo se reduce a la neurología y el estudio del cerebro. Las personas con una dominancia natural de la parte izquierda posterior del cerebro se sienten más cómodas al elaborar planes lineales y llevarlos a cabo. Son personas que normalmente no necesitan realmente mi ayuda como coach y a menudo tampoco entienden por qué les cuesta tanto a los demás. Pero las personas cuyo cerebro está dominado por una parte diferente, encontrarán mucho más difícil cualquier planificación. La razón es que la neuroquímica de su cerebro les lleva a invertir 100 veces más energía para pensar en modo "planificación" que alguien cuya cerebro está más predipuesto a funciona desde la parte izquierda posterior.

Del mismo modo que solemos reconocer que aptitudes como la creatividad, el análisis y la redacción pueden resultar más fácil a unos que a otros, la comodidad con la planificación es algo con lo que se nace o no se nace. Sin embargo, esto no significa que no podamos potenciar esa capacidad al construir de forma activa neuroconexiones dentro de nuestros cerebros a través de la práctica continua.

Gracias a su trabajo como coach, Saunders ha entendido la importancia de lo anterior de forma intuitiva. "He visto a clientes que nunca han sido capaces de planificar de manera eficaz durante toda su vida desarrollar esta aptitud simplemente al buscar ayuda, comprometerse y luchar por conseguirlo; es decir, lograr ser más resilientes".

Aquí tiene unos consejos clave para aprovechar las fortalezas naturales de su cerebro y, con ellas, lograr una mayor resiliencia a la hora de planificar:

Identifique sus puntos fuertes y débiles. Si la planificación le resulta extremadamente difícil, probablemente no tenga una dominancia cerebral izquierda posterior. Para averiguar qué parte de su cerebro predomina, realice la autoevaluación del libro Thriving in Mind o la evaluación de estilos de pensamiento más formal Benziger Thinking Styles Assessment. Aprender esto puede ayudarle a entender mejor qué funciona bien para usted y entonces aprovecharlo para modificar sus hábitos. Con la autoevaluación de Thriving in Mind, por ejemplo, entendí por qué resolvía de forma casi natural determinados tipos de tareas y por qué solía evitar otras.

Acepte la dificultad. Si creemos que algo debería ser fácil cuando es difícil, tendemos a disgustarnos y tenemos más probabilidades de rendirnos. Pero si fijamos la expectativa de que una tarea es difícil, y aunque es probable que resolverla todavía se nos haga cuesta arriba, estaremos más dispuestos a seguir comprometidos con resolverla porque entenderemos que los problemas forman parte del proceso. Cuando mis clientes empiezan a planificar, lo describen como frustrante, desorientador, agotador e incluso algo que provoca ira porque no quieren aceptar los límites de la realidad, no aceptan el número finito de actividades y acciones que caben en un día. Los clientes que asumen y aprenden a superarlo son los que más avances logran. Una vez comprenden que no será fácil, se encuentran más tranquilos, más confiados y con las cosas más claras sobre cómo estructurar bien su tiempo.

Abandone la mentalidad del todo o nada. Un fenómeno interesante que he detectado en personas cuyas fortalezas cerebrales no incluyen la planificación es que tienden a ser víctimas de una mentalidad de "todo o nada". Estas personas creen que deben seguir sus planes al pie de la letra; de lo contrario todos sus esfuerzos habrán sido en balde; que si no pueden planificar cada día, no deberían planificar nada. En su lugar, vea el aprendizaje como un proceso en el que las mejoras se suman y cada día cuenta. Esto mejorará su resiliencia: no se castigará tanto a sí mismo cuando se desvíe del plan y, a su vez, encontrará más fácil la forma de volver a él.

Encuentre sistemas que funcionen. En lugar de obligarse a seguir un proceso de planificación establecido de antemano, encuentre el sistema que más le convenga. Por ejemplo, si tiene una fuerte inclinación visual (una característica común de dominancia cerebral derecha frontal), encuentre una manera de organizar el tiempo y el trabajo que tenga en cuenta esa preferencia. Apunte las tareas en post-it, dibuje en una pizarra y utilice mapas mentales. Si le encantan las hojas de cálculo (algo común en las personas con una dominancia cerebral frontal izquierda) coloque su lista de tareas y planes en Excel, plantee el uso de aplicaciones móvil que le permitan controlar sus progresos de manera numérica. Si le gusta ver el tiempo como un flujo que avanza a un ritmo determinado (un favorito de la dominancia cerebral derecha inferior o trasera), utilice herramientas como las listas en papel que le permitirán adaptar y modificar la cadencia de sus días según necesite en lugar de verse sometido a estrictos periodos de tiempo. No existe ninguna forma errónea de planificar. Experimente hasta encontrar la que mejor se ajuste a usted.

Aproveche el cerebro de los demás. Si conoce a personas que destacan a la hora de planificar y por sus cualidades habilidades organizativas, pida su consejo. Es posible que les resulte fácil ofrecerle soluciones en potencia para problemas que a usted le superan. Recibir sugerencias de otras personas sobre posibles técnicas y métodos de planificación, en vez de intentar desarrollar uno propio, podría ahorrarle mucho tiempo. Un aviso: evite a las personas más críticas pues podrían desanimarle en su proceso de aprendizaje. El desafío ya es bastante difícil sin la necesidad de verse despedazado por otros. Otro aviso: pida soluciones sencillas. No intente ser experto en un área sobre la que aún está aprendiendo; un nivel básico de conocimientos representa un buen comienzo.

Siga intentándolo. Una de las definiciones de resiliencia es "la capacidad de recuperar su estado inicial". Cuando se encuentre frustrado durante el proceso de planificación, tenga compasión consigo mismo cuando cometa errores, vuelva a centrarse cuando se distraiga y modifique sus planes cuando surjan problemas nuevos. Por ejemplo, podría decidir posponer un proyecto que creía que terminaría de hoy a mañana, podría contactar con un compañero y pedir ayuda para terminar un entregable a tiempo.

Entender lo que pasa dentro del cerebro mientras se mejora la capacidad de planificar y gestionar el tiempo marca una gran diferencia en la capacidad de animarse a sí mismo y seguir intentándolo a pesar de las frustraciones y los obstáculos. Cuando se convenza de que puede cambiar y acepte que tendrá que esforzarse más que la mayoría, tendrá unas posibilidades mucho más altas de ser resiliente en el proceso de mejorar su capacidad de planificar y organizar.

Actualidad Laboral / Con información de HBR