El uso de las tecnologías de la información a través de herramientas y soluciones que faciliten la gestión virtual, para procesos internos y externos en empresas o entidades públicas, es una apuesta que puede hacer cualquier negocio mucho más eficiente, productivo y rentable.

La solución

En el mundo se está imponiendo la reducción de espacio físico en las oficinas en casi un 17 por ciento. Actualmente muchas organizaciones buscan mejorar su rentabilidad, reducir tiempos y aun así, continuar siendo eficientes y acertadas con los servicios que ofrecen.

Una solución inteligente para resolver en parte esta situación es el uso de plataformas que ayuden a controlar procesos y a administrar de forma fácil, rápida y segura la información relevante para la operación de la organización.

Hace un par de años, la multinacional norteamericana Citrix, que suministra tecnologías de virtualización de servidores, realizó un estudio donde se plantea que para el 2020 las organizaciones se proponen reducir el espacio de la oficina a casi una quinta parte (un 17 por ciento).

La encuesta fue aplicada en 19 países y arrojó que un alto porcentaje de empleados laboran desde varias ubicaciones semipermanentes que incluyen el hogar (64 por ciento), el campo de trabajo externo y sitios de proyectos (60 por ciento), e instalaciones de clientes o socios (50 por ciento).

También se espera que la gente acceda a aplicaciones, datos y servicios corporativos desde otras ubicaciones como hoteles, aeropuertos, cafés y cuando esté en el tránsito.

¿Cómo construirla?

¿Cómo se puede llegar a consolidar una oficina virtual? ¿Qué pasos es necesario seguir?

De acuerdo con voceros de Legis, empresa que desarrolla soluciones, al aprovechar la tecnología informática se puede optar por herramientas que puedan ofrecer búsquedas unificadas de documentos desde cualquier parte del mundo, así como el almacenamiento con altos niveles de seguridad y confidencialidad.

En Colombia, por ejemplo, se ha ido consolidando un sistema base para la gestión de oficinas denominado LegisOffice, que permite administrar el grupo de trabajo, contactos, clientes, procesos de gestión documental, facturación, reporte y web mail.

Gracias a plataformas integrales como la mencionada anteriormente, el estudio de Citrix ha podido comprobar que los empleados se benefician con más flexibilidad (65 por ciento), mayor productividad personal (62 por ciento), menor tiempo de traslado (61 por ciento) y un mejor equilibrio entre el trabajo y su vida privada (55 por ciento). También los ayuda a pasar más tiempo con los clientes (48 por ciento).

Actualidad Laboral / Con información de Portafolio