Sea cual sea el sector en el que trabajes, la mejora de la productividad es un tema recurrente. Las empresas se empeñan en aplicar procesos para conseguirlo pero, de poco sirve, si a nivel personal no queda claro cómo optimizar el rendimiento. Ser productivo implica determinación y ser capaz de controlar las fuentes de distracción, como el entorno digital. Otras veces la productividad se confunde, ya que nada tiene que ver con trabajar por encima de las posibilidades. Tampoco está relacionada con el modo multitarea, cuyo único aporte es interferir en la concentración y correcto desempeño de cada una de ellas.
“Para que nos hagamos una idea, un perfil productivo no es aquel que hace un gran número de cosas a la vez, sino el que optimiza sus procesos de trabajo y consigue finalizar sus objetivos a lo largo del día”, indica Ruth Elías, experta en selección y outplacement y directora de Human Resources Spain. Lo que caracteriza a estos individuos más productivos es que suelen marcarse objetivos y conseguirlos en tiempos concretos. Como indica la coach profesional, “les puede mover ganar más dinero, ascender en el trabajo, obtener más tiempo libre, ser un referente, satisfacer a los clientes o conseguir más negocio”.
La clave
Es fácil identificar a estas personas, y pueden inspirar un cambio en la forma de gestionar las tareas a nivel profesional por parte de otras; porque la persona productiva nace, pero también se hace. En el medio La Vanguardia hablaron con los expertos en esta cuestión, sobre algunos hábitos imprescindibles para unirse al club de quienes optimizan su rendimiento. Aquí los enumeramos:
1- Transformar el desorden en orden
El primer hábito de una persona altamente productiva tiene que ver con la capacidad de transformar la entropía (desorden) en orden. “El orden empieza por lo físico, por nuestro escritorio, por el entorno inmediato”, explica Ramón Cabezas, presidente de la consultoría de negocio especializada en Eficiencia de Procesos y Digitalización KAPS y profesor colaborador de La Salle IGS. También incide en la importancia de aprender a crear rutinas. “Procesos diarios que nos ayuden a reducir el tiempo en la búsqueda de información cuando intentamos recordar algo o se necesita rehacer el trabajo”, añade.
2- Definir objetivos
Si te son familiares las listas de propósitos de año nuevo, ya tienes territorio ganado, porque quienes llegan a todo aplican estas listas a diario. Más allá de un compendio de buenas intenciones, esta práctica se basa en anotar y registrar la actividad por periodos de tiempo. “Las personas productivas marcan y dejan fijados una serie de objetivos que se ansían conseguir. Una de las técnicas utilizadas por los más eficientes se conoce como la Regla del lápiz. Se trata de generar decálogos de objetivos que conforman la verdadera razón de nuestro desarrollo”, explica Cabezas.
Todo esto es algo que hay que poner también en práctica a corto plazo. Por ello, se hace imprescindible una gestión de la agenda que ajuste los objetivos a la realidad. “Lo que hacen estas personas es agendar las metas a cumplir en fechas y horas, con lo que controlan muy bien los tiempos con los que cuentan para cada actividad, incluso la holgura temporal necesaria entre una y otra”, expone Elías. Lo ideal es fijar las actuaciones a desarrollar a lo largo de toda la semana. “Las personas que consiguen ser muy productivas suelen planificar su semana con precisión, ciñéndose luego a su plan y haciendo que su entorno se adapte”, comenta el profesor.
3- Ajustarse al plan
Improvisar es algo que no cuadra con los altos estándares de productividad. Permitir que en la jornada se acumulen los imprevistos es algo que interfiere en los objetivos programados. “El gran enemigo de la planificación es caer en la trampa de decir que sí a las peticiones de cualquiera, pues pasamos de estar centrados en nuestro plan, a estar dispersos en los planes de los demás”, analiza Cabezas. Para conseguirlo, es importante focalizar la atención en una tarea y, cuando se finalice, comenzar con otra. “Si se requiere a la persona para algo que no es importante, lo ideal es posponerlo y fijarlo en un momento específico”, argumenta la experta en RR.HH. De esta forma se evitan distracciones.
4- Automatizar procesos y delegar
Lo esencial para ser más productivo, dicen los expertos, es poner el foco en el proyecto, no en cada una de las tareas que hay que llevar a cabo para conseguirlo. “Esto permite recular rápidamente si algo no está saliendo según lo esperado, y cambiar el método de trabajo para mejorarlo”, asegura Elías. Asimismo, para avanzar según lo previsto hay que saber delegar, entre otras cuestiones. “Para conseguirlo suelen confiar labores a otras personas, automatizar procesos, tomar decisiones rápido, pedir ayuda o contratarla. Lo normal, es utilizar los beneficios que nos ofrece la tecnología y trabajar con metodologías ágiles”, añade.
5- Socializar el plan de trabajo
El trabajo suele hacerse en equipo. Por ello, de poco sirve trazar un plan si no se ha consensuado con quienes forman parte de un proyecto común, dentro o fuera de la oficina. Según comenta el experto, “esto es lo que se suele llamar la agenda social, tan importante para conseguir resultados como todas las técnicas ya comentadas”. Añade que, además, “las nuevas tecnologías, las redes sociales y las telecomunicaciones permiten que el plan se pueda socializar sin barreras de colectivos, idiomáticas o de geografía”. Es fundamental contar con una amplia red de contactos o networking que permita llevar a cabo los propósitos de forma fácil y viable.
6- Descansar y desconectar
Al igual que los deportistas de élite alternan periodos de alto rendimiento con descanso profundo, la alta productividad exige periodos de desconexión. “Uno de los errores más comunes de las personas que quieren alcanzar altos niveles de eficiencia es que agotan sus recursos y se quedan sin fuerza para seguir adelante”, expone Cabezas. Esto desencadena una pérdida progresiva de la productividad y se relaciona con emociones de desaliento, desmotivación e inseguridad ante los objetivos. “La regla, además de realizar actividades de ocio que involucren la actividad física y de dormir las horas necesarias, es descansar y desconectar completamente todos los días, por lo menos una hora”, recomienda. Asimismo, Elías incide en que es necesaria una alimentación correcta, y el sueño adecuado para que la productividad sea sostenible en el tiempo.
Actualidad Laboral / Con información de La Vanguardia
