Las oficinas disfuncionales pueden elevar los niveles de estrés de los empleados, desencadenar más faltas por enfermedad y promover la ansiedad y la depresión. El personal también puede tener dificultades para colaborar o tener interacciones productivas. Si bien, a menudo culpamos a la tecnología por estos síntomas (piensa en las notificaciones constantes del celular que recibes), puede haber una causa más insidiosa: las oficinas abiertas.
Las empresas de Silicon Valley fueron de las primeras en defender los espacios de trabajo abiertos, donde los empleados se sientan hombro a hombro en escritorios comunales. Derribaron los muros de los cubículos y eliminaron las oficinas privadas como símbolos obsoletos de la jerarquía corporativa. Un diseño abierto parecía transmitir una actitud moderna que rompía todas las reglas. Para 2014, alrededor del 70% de todas las oficinas del mundo tenían planos abiertos. Al igual que los snacks saludables y el café, estos diseños ahora se han convertido en la norma, especialmente en los círculos de tecnología y de startups. El nuevo edificio MPK 21 de Facebook, por ejemplo, puede representar el pináculo de la tendencia actual de diseño de oficinas abiertas.
Si bien las oficinas abiertas estaban destinadas a fomentar la innovación, la creatividad y la colaboración, un creciente cuerpo de investigación indica que, en la práctica, pueden tener el efecto contrario.
Los retos del diseño de oficinas abiertas
Muchos trabajadores de oficina han experimentado los escollos de un espacio sin barreras. Abundan las distracciones, desde los que hablan en voz alta hasta los que mascan chicles, y los colegas que comen su sándwich de atún con cebolla todos los días. Un compañero de oficina que se la pasa hablando por teléfono o cantando puede ser irritante, pero algunas personas argumentan que las distracciones de la oficina abierta como estas son un pequeño precio a pagar, por una mayor colaboración y comunicación. Ese era el objetivo, por ejemplo, del edificio anterior diseñado por Frank Gehry de Facebook, MPK 20. “Realmente crea un ambiente donde las personas pueden colaborar; pueden innovar juntos ", dijo Lori Goler, directora general de personal de Facebook. "Hay mucha espontaneidad en la forma en que las personas se topan unas con otras, en un espacio creativo de colaboración realmente divertido".
En 2018, los investigadores de la Harvard Business School analizaron cómo la transición a un espacio de trabajo abierto afectó la colaboración del personal. Fue el primer estudio de este tipo que midió objetivamente los impactos de las oficinas de abiertas mediante el uso de credenciales y micrófonos electrónicos, para registrar las interacciones de los empleados y rastrear el uso del correo electrónico. El estudio descubrió que una oficina abierta reducía las interacciones cara a cara en alrededor del 70%. En contraste, los mensajes de correo electrónico aumentaron en un 50%. La arquitectura abierta pareció desencadenar una respuesta de retirada, donde los compañeros de trabajo ansiaban menos contacto social y optaban por enviar correos electrónicos y mensajes instantáneos.
Como explica el co-autor del estudio, el profesor asociado Ethan Bernstein: "Si estás sentado en un mar de personas, por ejemplo, es posible que no solo busques para evitar la distracción (por ejemplo, poniéndote unos audífonos grandes) sino también -porque tienes una audiencia en todo momento- sientes la presión de verte realmente ocupado". El estudio también encontró que los trabajadores eran menos productivos en oficinas abiertas y, de manera crítica, la calidad de su trabajo también disminuyó.
Otros estudios han demostrado una amplia gama de problemas relacionados con esos espacios “relajados y libres”. Cuando el psicólogo organizacional Matthew Davis revisó más de 100 estudios de entornos de oficina, descubrió que tenían un efecto negativo en la capacidad de atención, el pensamiento creativo, la productividad y la satisfacción laboral. Los empleados que trabajaban en oficinas abiertas también tenían niveles de estrés más altos y menor concentración y motivación, que aquellos en diseños de oficinas estándar.
Según investigadores de la Universidad de Tecnología de Queensland, el 90% de los empleados que trabajaban en una oficina abierta tenía altos niveles de estrés, conflicto, presión arterial y rotación laboral. Un estudio danés a 2,400 empleados también encontró que las personas que trabajan en oficinas totalmente abiertas sufrieron un 62% más de días de enfermedad que aquellos que tienen en oficinas cerradas o con cubículos.
Una alternativa funcional
Si bien es poco probable que regresemos a las oficinas del estilo de Mad Men, podemos encontrar un punto medio eficaz. Por ejemplo, en la empresa JotForm (web de formularios descargables) los empleados trabajan en equipos pequeños y multifuncionales de cinco o seis personas. Cada equipo incluye un diseñador líder que trabaja en estrecha colaboración con desarrolladores de IU y CSS, científicos de datos y cualquier otra función necesaria.
Cada grupo tiene su propia habitación con una puerta. Las oficinas también tienen pizarrones grandes, escritorios grandes, espacio para que la gente se estire y varias herramientas de productividad. JotForm habla desde su experiencia y, certifica que estos espacios privados ayudan a los equipos a mantenerse enfocados. Pueden deshacerse de los audífonos con cancelación de ruido y trabajar de manera productiva, luego reunirse y colaborar según sea necesario.
Las distracciones de ruido pueden parecer triviales, pero un estudio de la Universidad de Sídney, Australia encontró que es la principal queja de los empleados que trabajan en oficinas abiertas. "Descubrimos que las personas en oficinas abiertas estaban menos satisfechas con el entorno laboral que los de oficinas cerradas", dijo Jungsoo Kim, co-autor del estudio. "Los beneficios de estar cerca de compañeros de trabajo en oficinas abiertas fueron rebasados por factores como el aumento del ruido y la menor privacidad". Estas distracciones conducen a una menor productividad y mayores tasas de absentismo. Es por eso que, un espacio de trabajo que minimiza la distracción de todo tipo no es solo una decisión de Recursos Humanos, es un movimiento financiero inteligente. Por ejemplo, el Information Overload Research Group estima que la distracción digital, por sí sola, les cuesta a las empresas estadounidenses casi mil millones de dólares al año.
En lugar de combatir la distracción, un equipo multifuncional puede colaborar abiertamente y capitalizar la energía del otro. La proximidad en realidad aumenta la productividad, porque todos los miembros del grupo están trabajando en un solo proyecto y comparten los mismos objetivos del día a día.
¿Cuál es el tamaño del equipo correcto?
En 2014, los investigadores Albert Kao e Ian Couzin publicaron un estudio que encontró que los grupos pequeños, a menudo, toman decisiones más precisas. Los equipos pequeños representan lo mejor de ambos mundos, porque pueden utilizar la sabiduría colectiva sin tener que navegar por el ruido excesivo de la multitud.
Determinar el tamaño correcto del equipo puede ser una cuestión de prueba y error. Es importante descubrir qué funciona mejor para tu negocio y tus empleados. El proceso de toma de decisiones y los tipos de proyectos también deben tenerse en cuenta. En el libro Decide and Deliver: Five Steps to Breakthrough Performance in Your Organization, de Marcia W. Blenko, Paul Rogers y Michael C. Makins; los autores argumentan que siete es el número mágico de miembros del equipo para tomar decisiones efectivas. Una vez que llegue a ese punto, cada miembro adicional reduce la eficacia del grupo en un 10%.
En última instancia, cada negocio necesita encontrar su punto dulce. Pues, es una decisión que cada empresa debe tomar basándose en sus propias circunstancias únicas.
Si bien los jefes a menudo prefieren un diseño abierto, especialmente por sus ventajas económicas, es importante comprender las posibles desventajas de un plan abierto. Incluso, si las oficinas privadas no son viables para todas las empresas, a menudo pueden proporcionarles a los empleados espacios propios de medio tiempo, como salas de descanso o cuartos silenciosos.
Como la mayoría de las cosas en los negocios, es esencial hacer lo que mejor funcione para tu empresa y tu equipo. Los espacios abiertos pueden parecer geniales para visitas a oficinas y fotos de sitios web, pero los resultados son más importantes que los reflejos de la superficie. Ofrece a tus empleados lo que necesitan para ser saludables, productivos y enfocados. Vale la pena cada parte de la inversión que hagas.
Actualidad Laboral / Con información de Entrepreneur
