No es secreto que las reuniones provocan en los colaboradores de las empresas, sentimientos encontrados; algunos creen que se realizan con demasiada frecuencia, mientras que otros piensan que no deberían existir. Sin embargo, lo que importa es qué se logra con estas.
Un vicio que comparten algunas compañías es realizar en exceso este tipo de convocatorias. De hecho, las reuniones improductivas generan la pérdida de 13 días hábiles al año, según una encuesta de Crowne Plaza Hotel and Resorts, a 2 mil viajeros de negocios en Europa.
“Una junta donde no existe planeación, motivo y no se encuentran presentes todos los involucrados es un desperdicio de tiempo. En su mayoría, las empresas han descuidado la calidad en sus reuniones”, comentó Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.
No obstante, hay reuniones a las que vale la pena asistir y de acuerdo con Kokatu son las siguientes:
1.- Reuniones semanales
Este tipo de reuniones permite hacer una actualización de los objetivos de la compañía. Muchas empresas dividen sus metas generales por semana, de esta manera hay una mejor planificación, además de que se revisan estatus, resultados y se trabaja para corregirlos a tiempo.
Esta clase de reuniones son positivas, ya que permite a los empleados aclarar dudas que hayan surgido durante la semana y capacitar a los nuevos elementos.
2.- Solución de crisis
Las reuniones de este tipo son de suma importancia pues demandan con urgencia la asistencia de los involucrados en un proyecto o tarea que no va bien y requiere soluciones rápidas; sin embargo, se deben fijar puntos a tratar, y una regulación de no más de 10 personas.
Lo ideal es que la solución pueda darse en ese momento, pero si tomará más tiempo, los asistentes deben salir con acuerdos y conclusiones para poner en práctica y acordar una fecha límite.
3.- Juntas mensuales
En esta clase de juntas se suelen tocar temas importantes para la compañía. Una de sus ventajas es que ayudan a garantizar que todos estén en el mismo camino y la estrategia coincida con los objetivos de la empresa.
Es necesario seguir un orden para no desviarse del objetivo y cambiar de tema o acabar hablando de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto. Para ello, es necesario contar con un lugar adecuado, en donde todos se sientan a gusto.
4.- Eventos de integración
Puede que no parezcan necesarios, pero este tipo de eventos consolidan amistades y benefician el compañerismo. En consecuencia, este tipo de ambiente genera permanencia. Según el estudio Felicidad y Trabajo, realizado por la consultora Crecimiento Sustentable, la gente feliz presenta mayor energía y dinamismo en sus tareas laborales, lo que deriva en más eficiencia y productividad.
“Los eventos de integración son de suma importancia para generar armonía en el trabajo. Es recomendable realizarlos por lo menos, una vez al año. Deben hacerse en lugares distintos a la oficina.
5.- Cierres de fin de año
Se realizan entre noviembre y diciembre; suponen un recuento de todo lo realizado durante el año, si los resultados se alcanzaron, si hubo errores o problemas que deberán de analizarse y corregirse para evitar repetirlos.
Un evento de este tipo no tiene marcado un tiempo límite debido a la gran cantidad de temas a revisar, por lo que es necesario generar las condiciones que hagan sentir cómodos a los empleados.
Actualidad Laboral / Con información de Mundo Ejecutivo
