¿Reuniones de trabajo estratégicas y efectivas? Sí son posibles. No es extraño escuchar a ejecutivos quejarse de las largas reuniones de trabajo que no conducen a nada, en las que es difícil concluir con soluciones a los problemas planteados. Pero el sitio web del Foro Económico Mundial (www.weforum.org) ofrece algunas recomendaciones para sacarle provecho a las juntas.

Es imperativo realizar un profundo análisis de las dinámicas y costumbres desde el momento en el que se convoca a una junta para evitar el presentismo laboral y no comprometer el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Una herramienta que nos permite realizar juntas asegurando la productividad es el esquema conocido como “fifteen stand up meeting” la cual consiste en tener juntas estratégicas para solucionar problemas específicos dejando distracciones como: teléfonos celulares, laptops o tabletas en un lugar apartado de la zona designada, para que esta reunión se lleve a cabo.

Algo que resulta un poco fuera de lo común, pero que brinda grandes beneficios y genera impactos estratégicos es este esquema que se adopta para cualquier tipo de reuniones de trabajo como lo son: brainstorming, planeación, asignación de tareas, manejo de crisis, concientización, etc.

Si bien es un esquema disruptivo podemos agregar el uso de algunas buenas costumbres que incluso se puede aplicar al típico esquema de juntas.

1. Sin agenda no hay junta

Es importante ser consciente del tiempo de los demás, contar con una agenda bien organizada nos permite optimizar el tiempo y los recursos de la mejor forma posible.

2. Selección de temas

No es necesario saturar una junta con gran cantidad de temáticas, solo se deben de tocar dos o tres temas. Es importante que éstos tengan un punto en común para no perder la atención y generar la participación de los asistentes.

3. Puntualidad

Las personas comienzan a brindar seriedad a los aspectos importantes de las reuniones de trabajo cuando hay cultura de la puntualidad. Es importante ser muy conscientes del tiempo, lo que implica terminar e iniciar puntuales de forma natural.

El organizador debe llegar primero ya que esto nos permite ver más cosas como: prestar atención a quien es puntual, quien asiste preparado y la actitud de los asistentes. Esto nos permite estar más preparados para saber cómo manejar a nuestra audiencia.

4. Convocatoria

Si lanzamos una convocatoria estratégica podemos sembrar en nuestros invitados la información que consideramos pertinente, esto provoca que los asistentes acudan a las reuniones con ciertas ideas en mente o con algo de información investigada de manera previa.

Al tener una audiencia previamente preparada generamos más participación al mismo tiempo que incrementamos la productividad.

5. Personas indicadas

Al contar sólo con éstas podemos tener un reunión mucho más provechosa y enérgica, ya que evitamos el desarrollo de la ansiedad en los participantes y la prisa por abandonar el recinto.

6. Corporalidad

Una buena postura física y el cuidado de la imagen son necesarios para generar credibilidad al locutor. Asegúrate de contar con todos los elementos óptimos antes de una reunión, si es necesario puedes realizar un check list.

7. Evitar el ingreso de distracciones

Es importante mantenernos enfocados en el objetivo de la reunión y no perderlo de vista, resulta de suma importancia saber manejar la pasión por el tema de la junta o evitar salir de tema.

Para evitar interrupciones evitemos el uso de equipos electrónicos de cualquier tipo.

8. Cierre clarificado

Olvidemos los formatos y la burocracia.

9. Créditos

Al realizar el cierre y finalizar es importante que reserves en tu agenda un periodo de 10 o 15 minutos, ya que las personas por lo general no preguntan en público.

Las dudas más puntuales se generan al final de las juntas de una manera más personal.

Actualidad Laboral / Información de www.weforum.org