Después de una reunión, la realidad es que para muchas personas el regresar al estado de productividad y concentración, sí toma su tiempo. Desafortunadamente, para muchos, algunas empresas omiten que convocar a junta se ha convertido en un sinónimo de que “todo” está caminando. El que sea rápido o lento no importa, porque el punto es que están caminando.

Así, hay muchos colaboradores resignados que utilizan una junta para seguir perdiendo el tiempo durante el resto del día. Una junta que no tiene un propósito definido, y a la cual no deberíamos de haber asistido desde un inicio, sí puede llegar a arruinar por completo un día que tenía todas las intenciones de ser fructífero.

Por eso es importante cuestionarse: ¿realmente quieres que tu negocio sea parte de esta pandemia? ¿O eres de las personas que prefieren agilizar tiempos en lugar de perderlos?

Para saber cómo evitar que las juntas perjudiquen innecesariamente tus esfuerzo, identifiquemos las mayores razones por las cuales surgen los brotes de “juntitis” en los negocios y algunas formas de erradicarlo.

Desorganización

Conforme crece una empresa son más las personas que desean expresar sus opiniones. Organiza las prioridades y evita que el objetivo real para lo cual se convoca a una junta se pierda.

Déficit de objetivos

Son muchas las ocasiones en las que parece que una junta no tiene ni pies ni cabeza. Esto, debido a que nadie se tomó el tiempo de otorgar claridad a la reunión.

Involucrar personas no involucradas

Como el ejemplo que les compartí, muchas personas terminamos acudiendo a reuniones que tratan temas en los que no estamos directamente involucrados. Elige únicamente a la gente necesaria, de esta forma evitarás que la productividad o el enfoque se vean afectados.

Creencia de que es obligación convocar una junta

Muchas empresas creen fielmente que para lograr “algo” es imprescindible convocar a una junta, aún cuando saben que si el objetivo realmente se cumpliera adecuadamente no habría necesidad de seguir convocándolas periódicamente y por cualquier tema.

Ahora bien, una vez que ya hemos reconocido y asimilado las razones más comunes por las que una empresa reúne continuamente a sus colaboradores, pasemos a identificar cómo hacer que tu empresa no pase de una junta realmente necesaria a sufrir de “juntitis” extrema.

No existe la definición de al menos un motivo impostergable

Aún cuando hay varias razones para convocar a una junta, definir un motivo real nos hace darnos cuenta de qué tan necesaria, o no, es llevarla a cabo. Algunos motivos correctos son:

• Toma de decisión importante para el rumbo de tu empresa


• Compartir información delicada y/o confidencial


• Asignar y explicar responsabilidades complejas

No se da a conocer la agenda ni los objetivos

No olvides compartir la agenda. Esto disipará cualquier duda, además le dará a todos los participantes la oportunidad de estar preparados al momento de participar.

Uso del celular

Para este momento, la gente que debe estar en la junta ya se encuentra en el lugar, por lo que no es necesario hacer uso del celular. Permitirte, o permitirle a tus colaboradores que lo utilicen minimiza la importancia de la junta, sirviendo únicamente como distractor.

No respetar el tiempo de los demás

Comenzar una junta puntual y terminarla a la hora establecida le da la oportunidad a los convocados a organizar en sus mentes qué actividades deben de realizar previo a la junta y después de la misma. Respetando así el flujo adecuado de actividades diarias de tu empresa.

Falta de un buen cierre

Antes de dar por finalizada tu reunión, haz un recuento de aquello que se discutió. De esta forma estarás previniendo que tus colaboradores salgan sobrecargados de información, preguntándose: ¿para qué fue la junta?

Y por último, y para evitar que la “juntitis” se propague en tu empresa, siempre pregúntate si el tiempo que vas a invertir en tus reuniones va, o no, a otorgarte mayores y mejores resultados.

Actualidad Laboral / Con información de Estrategia y Negocios