Al momento de ser host en una reunión híbrida, con participantes a distancia y de manera presencial, estamos frente a un reto en la comunicación virtual. Para poder salir victoriosos al tener una reunión híbrida, debemos considerar las características de las mismas y entender todos sus elementos. Los números no mienten, al momento de estar en una reunión online, nos estamos enfrentando a una situación, donde nuestra comunicación puede llegar a verse afectada, si no se toman las consideraciones necesarias.

Según un estudio reciente de Barco, el 35% de los trabajadores presentan problemas al acoplarse al ritmo de la reunión. El mismo porcentaje también se sienten silenciados en videollamadas, si son participantes a distancia.

Para mantener la comunicación fluida en sus reuniones, es importante tener claro, que la gente debe estar en primer lugar. Considerar a las personas como la piedra angular de una reunión, nos permite entender la posición de los escuchas; y ver sus estados de ánimo desarrollarse, acorde a la evolución de la junta. Para hacer este paso mucho más sencillo puedes aplicar los siguientes consejos:



1- Ten una agenda clara y objetivos sólidos.

2- Asignar roles puede ayudar a mantener a los participantes activos. Apoyarse en alguien que cuide el tiempo de la reunión, la grabe o la modere puede hacer más inclusiva su junta.

3- Usa las herramientas que la plataforma te brinda. Funciones como levantar la mano, el chat y encuestas, pueden motivar a los participantes introvertidos a ser parte de la reunión.

4- El espacio donde se desarrolla la reunión es muy importante. Esto debido a que las condiciones de software y hardware que cada participante tiene, influyen en su conexión y desempeño en la reunión.

5- Agregar dispositivos que permitan el desarrollo rápido y conciso de la reunión hará que nuestra comunicación sea más directa. Ahorrando tiempo y esfuerzo en cuestiones técnicas, centrando la reunión en lo que verdaderamente importa, generar espacios más colaborativos.

6- Dar paso a las tecnologías como herramienta de apoyo en las reuniones híbridas nos permite cubrir necesidades; y mejorar el cómo llevamos a cabo y exponemos, ideas importantes dentro de una reunión de trabajo.

Las reuniones pueden ser un espacio donde grandes decisiones se realicen, y la tecnología un gran aliado para superar barreras. Mantener estos puntos en mente, podrá ayudarte a hacer de tus siguientes reuniones híbridas, un éxito para ti y todos los participantes.

Actualidad Laboral / Con información de RRHH Digital