¿Alguna vez te has preguntado cómo es que cierta gente puede manejar un negocio, pasar tiempo con su familia, dar conferencias y escribir un libro? No es que tengan súper poderes, sino que esta gente ha aprendido trucos para administrar efectivamente su tiempo, trucos que la gente exitosa practica todos los días.

Su éxito se debe a que saben administrar su tiempo. ¿Qué mejor forma de mejorar tus capacidades de administración del tiempo que aprendiendo estos trucos de la gente más exitosa en el mundo?

Ten una rutina para las mañanas

Después de estudiar los horarios de varias personas exitosas, la autora Laura Vanderkam encontró una variable común: tienen una rutina establecida para sus mañanas.

Aunque estas rutinas pueden variar, por lo general la gente exitosa se levanta temprano, hace ejercicio, lee las noticias, desayuna algo saludable y se aboca primero a su tarea más compleja.

“Aunque me conocen por ser predeciblemente impredecible (siempre estoy listo para una aventura y amo los riesgos calculados), sí tengo una rutina para mis mañanas y una para mis noches” escribe Richard Branson. “Tener algo de estructura al iniciar y cerrar el día me ayuda a concentrarme y a lograr las cosas que necesito”.

Elimina los desperdicios

En su libro “The Ultimate Guide to Time Management”, el estratega y autor Tony Robbins sugiere que cuides tu tiempo de la misma forma en que cuidas tu dinero porque es un recurso limitado que debe ser preservado. ¿Cómo hacerlo? Eliminando los desperdicios.

Robbins recomienda convertir el tiempo perdido en tiempo productivo. Puedes hacer que el uso de tu tiempo sea más efectivo dándole un nuevo propósito a las horas muertas. Si te encanta leer pero no tienes tiempo, entonces lee mientras te trasladas por la mañana, o cuando estás esperando entrar a algún lugar. O escucha audio libros. Hace poco empecé a probar Blinkist, que te permite escuchar los aprendizajes de un libro en 15 minutos.

Haz listas “matadoras”

“Tengo notas en mi clóset, en mi sótano” dice el emprendedor, inversionista y anfitrión del programa “The Profit”, Marcus Lemonis. “Hago una lista de las cinco cosas que quiero terminar en el día, y sin excepción alguna, las hago”.

En otras palabras, esas cosas que escribe en sus notas son una promesa que debe cumplirse a él mismo. Y como escribe las notas por la mañana, es una gran forma de empezar su día con el pie derecho.

“No hago listas al final del día, las hago al inicio. Siempre tengo mi lista matadora”. Y al final, Lemonis hace algo con estas notas, y literal, las manda a volar. “Mis notas se convierten en unos avioncitos de papel excelentes”.

Evita las juntas

Mark Cuban dice que “La única forma en la que vas a lograr meterme a una junta es si me vas a dar un cheque”. Elon Musk le pidió a sus empleados que evitaran las juntas porque son un desperdicio de tiempo en las grandes empresas. Oprah Winfrey también las evita a menos que sean absolutamente necesarias.

Las juntas tienen el poder de matar la productividad, lo que evita que termines tu trabajo. Hay investigaciones realizadas por Harvard que lo confirman.

En lugar de una reunión, Cuban y Winfrey prefieren un correo detallado. Para nosotros Slack funciona igual de bien. Sin embargo, cuando tengas que ir a una reunión totalmente necesaria, mantén tu reloj a mano y di que tienes otra junta en la que estar, para que sea lo más corta y eficiente posible.

Solo por hoy, no revises tu correo

Yo sentía que el hecho de revisar mi correo estaba consumiendo la mayor parte de mi día. Por esta razón, me obsesioné con la idea de “cero inbox”.

Incluso usando herramientas como SaneBox, que acortaba mis mensajes y los simplificaba para que yo los respondiera lo más sencillo posible, y que borraba los correos innecesarios, esta acción seguía consumiendo mucho tiempo. Y entonces decidí implementar una técnica de administración de correos llamada Yesterbox.

Acuñada por Tony Hsieh, la premisa es que no tienes que revisar todos tus correos a la vez. En lugar de eso, te concentras en responder únicamente los correos que llegaron el día anterior. A menos que sea sumamente urgente, la regla es que nunca respondas a los correos que te llegaron hoy.

Agenda espacios muertos

Seguramente sientes la necesidad de llenar cada minuto de tu día con actividades. Sin embargo, Warren Buffet y Bill Gates no estarían de acuerdo contigo.

Ambos han dicho que el secreto de su éxito y de la buena administración del tiempo es llenar el calendario con bastantes espacios en blanco. Agregar algunos “huecos” le da flexibilidad a las agendas para poder manejar circunstancias no previstas. Y lo más importante, le da tiempo a una persona para concentrarse en sus pasiones y para poder controlar su tiempo. Como dijo Buffet, “puedo comprar prácticamente cualquier cosa que quiera, pero no puedo comprar tiempo”.

Reduce la fatiga por tomar decisiones

Conforme avanza el día, la calidad de tus decisiones va disminuyendo. Por eso la gente exitosa reduce la cantidad de decisiones que tiene que tomar y como resultado, se deshacen de algunas tareas improductivas y tienen mayor espacio mental a lo largo del día.

El ex presidente Barack Obama lo lograba limitando sus outfits. “Verán que sólo uso trajes grises o azules. Estoy intentando tomar menos decisiones. No quiero decidir qué voy a comer o qué me voy a poner, porque tengo otras decisiones más importantes que tomar.”

Nick Taranto, el co-fundador de Plated, solía usar únicamente zapatos que no tuvieran cintas. Richard Branson ha dicho que “si realmente quieres crecer como emprendedor, tienes que aprender a delegar”. Y Randi Zuckerberg, fundadora de Zuckerberg Media, usa una app que te permite hacer lo que quieras tocando un botón.

Convierte tu lista de pendientes en un juego

“He disfrutado mucho de convertir mi lista de pendientes en un juego” dijo Jack Groetzinger, co-fundador y CEO de SeatGeek. “Tengo un número estimado de minutos para cada tarea y tengo un software que registra cuándo empiezo y cuándo acabo cada una. Cada día, me reto a lograr un objetivo mayor de eficiencia: el número actual de minutos dividido entre el número de minutos esperados. La mejor parte de competir contra mi mismo es que mi nombre está en todas las casillas de ganador.”

Contrata gente

Sé que como emprendedor quieres hacerlo todo tu mismo. Pero esto no solo es estresante, también consume demasiado tiempo.

“Gracias a otros humanos es que puedo hacer rendir mi tiempo” dice Gary Vaynerchuk, CEO de VaynerMedia. Tener gente que le ayude a completar las tareas le ha permitido enfocarse en sus prioridades, tanto personales como profesionales. “Tengo dos asistentes. Tengo a una persona que me sigue todo el día y me graba haciendo cosas. Tengo un coach de salud a tiempo completo, lo que significa que siempre hay alguien supervisando mi alimentación y mi ejercicio. Él está al 100 por ciento en toda mi agenda”.

Incluso está considerando contratar a un chófer de tiempo completo en lugar de esperar a que llegue su transporte, porque su tiempo es cada vez más valioso.

Optimiza tus tiempos de transporte

Si tienes que trasladarte hasta tu trabajo, ya sabes la cantidad de tiempo que esto te consume. Una solución es trabajar desde casa de forma ocasional. Pero, ¿qué pasa con los días en los que sí tienes que ir a la oficina?

Tim Armstrong, CEO de Oath, resolvió esto optimizando y variando sus tiempos de traslado. “O salgo muy, muy temprano por la mañana, o salgo cuando haya pasado la hora pico, o me quedo hasta muy tarde en la oficina, para esperar a que se baje el tráfico. Esto me permite tener mejor tiempo de calidad en general, e incluso cuando no tengo tiempo de calidad, si llego a atorarme en el tráfico, intento aprender algo o ponerme a pensar en algo productivo. Así que logro tener mucho tiempo productivo ya sea evitando las horas pico, o asegurándome de usar el tiempo en algo valioso.”

Echa un poquito de flojera

Consiéntete. Esto va a sonar extraño, pero algunas de las personas más exitosas y productivas también pueden ser flojas. Yo soy un poquito flojo y lo utilizo a mi favor. Procastinar de vez en cuando me ha enseñado a encontrar las formas más rápidas de hacer las cosas más difíciles en la vida, desde optimizar la forma en la que escribo mis artículos hasta encontrar la ruta más rápida a casa para no llegar tarde por mi hijo.

No digo que seamos flojos o que procastinemos en todo. Pero si no intentas nuevas formas de hacer las cosas, no podrás llegar a explotar tus habilidades al máximo.

No permitas que tu ego te distraiga

Los eventos y las entrevistas son una forma increíble de dar a conocer tu marca y de mostrar tu talento a los demás. Pero cuando no te están ayudando a conseguir tus objetivos, sólo te están haciendo perder tiempo.

Tomemos por ejemplo a Lee Iacocca. Él fue un gran emprendedor que ayudó a Chrysler a pasar de estar casi en la quiebra a superar el desempeño del mercado en tres a uno. Sin embargo, en algún momento se distrajo. Pasaba casi todo su tiempo saliendo en programas de televisión y haciendo comerciales. Incluso consideró la posibilidad de postularse para la presidencia.

¿Qué pasó a continuación? Chrysler decayó y sus competidores lo superaron.

Actualidad Laboral / Con información de Entrepreneur / John Rampton