"Son las 11.55h. En cinco minutos comienza la reunión y no he preparado nada que exponer. ¿Dónde estará ese maldito presupuesto? En realidad preferiría quedarme en mi despacho trabajando, ahora que al fin me había concentrado. Ya sé, diré que tengo una llamada importante con un cliente. Para la semana que viene lo prepararé con más antelación". Este monólogo interior es ficticio, pero seguro que algún que otro lector se siente identificado.

Las reuniones de trabajo son para muchos un trámite doloroso que hay que pasar. El nivel de aburrimiento que producen es similar al de tareas como el papeleo, el vaciado de la bandeja de correo electrónico o no pocas conferencias. Restan energía, pasión y motivación.

No siempre fue así. La vida en la start up es por lo general dinámica y apasionante. Conforme crece y se convierte en una gran empresa, las reuniones toman un carácter más serio, formal... y soporífero. "La dura realidad es que las reuniones insatisfactorias casi siempre desembocan en decisiones equivocadas, que es la mejor receta para la mediocridad", advierte Patrick Lencioni, presidente de la consultora The Table Group, en su libro Reuniones que matan.

Conforme la 'start up' se transforma en una gran empresa, las reuniones se vuelven serias y aburridas

'Discutir', no 'informar'

Por suerte, tiene solución. Sólo hay que seguir unas pocas pautas básicas. La primera de ellas es asumir que poner ideas en común sirve precisamente para tomar decisiones en equipo. Esto, que puede parecer muy evidente, no lo es tanto. En una organización jerarquizada, los conceptos de "discutir con los demás" e "informar a los demás" se confunden con frecuencia. En el primero de los casos, cada parte expone sus argumentos, y la decisión se toma de manera más o menos consensuada. En el segundo, el líder trasmite una decisión ya tomada a una audiencia que sólo escucha.

La ausencia de debate no sólo lleva a peores decisiones, sino que es uno de los grandes culpables del aburrimiento extenuante y desolador que provoca una reunión inútil. Al contrario, la posibilidad de hablar libremente, de que se expresen opiniones contrarias –siempre con respeto– y de que éstas sean oídas puede resultar bastante estimulante.

Otra causa habitual es la exposición de demasiados temas durante una misma sesión, ninguno de los cuales se discute o se trata en profundidad.

¿Limitar el tiempo?

¿Cuántas veces has sentido que el tiempo que dedicas a estar reunido se lo restas a "lo verdaderamente importante"? No tiene por qué ser así. En opinión de Lencioni, una reunión en la que se tomen decisiones te aportará unas bases sobre las que trabajar y te evitará resolver muchas dudas por tu cuenta y riesgo. En definitiva, te ayudará a ser más eficiente.

Una reunión en la que se favorece el debate y la diversidad de opiniones puede ser muy gratificante

Hay quien se muestra favorable a limitar la extensión de estos encuentros, como fórmula para evitar que la gente se vaya por las ramas o acabe perdiendo el interés. El político norteamericano Donald Rumsfeld, por ejemplo, defiende que toda reunión debe empezar y terminar puntualmente.

No es necesariamente un mal método, siempre y cuando sirva para ceñirse a cuestiones relevantes y para tomar decisiones que, cuando menos, sirvan al resto del equipo como orientación. Porque el problema no es el tiempo en sí, sino la productividad. Un asunto crítico para una start up requerirá más tiempo que una cuestión secundaria o que la puesta en común de cómo está evolucionando una tarea aún a medias.

El problema no es el tiempo que duran las sesiones, sino si son o no productivas, si se toman decisiones

Huye de los "aplazadores crónicos", como los llama Robert Pozen, expresidente de MFS Investment Management y catedrático de Harvard Business School. Y, sobre todo, no te conviertas en uno de ellos. Según Pozen, aproximadamente un 15% de los adultos lo son.

Lencioni propone implementar el siguiente esquema: un repaso diario informal, una reunión semanal de carácter táctico, una mensual para abordar cuestiones más estratégicas y, por último, una sesión trimestral para evaluar la marcha de la compañía y de sus principales proyectos.

No vuelvas a las andadas

"Aunque se mejoren, las reuniones tienden a estropearse de nuevo. Por eso, es importante hacer una evaluación periódica: ¿Están siendo eficaces? ¿En qué estamos fallando? ¿Qué vamos a hacer para mejorarlas?", exponen Quique González y Berto Pena, cofundadores de la app de productividad personal Hightrack y autores del libro Start: productividad para humanos.

"Las reuniones pueden ser un fabuloso mecanismo de trabajo en equipo o un arma de destrucción productiva", advierten estos emprendedores españoles.

Actualidad Laboral / Con información de Expansion.com